Jak zorganizować obieg dokumentów związanych ze sprzedażą mieszkań?

21 Lut Jak zorganizować obieg dokumentów związanych ze sprzedażą mieszkań?

Prowadzenie firmy deweloperskiej naznaczone jest obiegiem najróżniejszych typów dokumentów. W celu osiągnięcia lepszej produktywności niezbędne są wysoce wydajne procesy administracyjne. Dowiedz się, jak zorganizować cały przepływ dokumentacji, by usprawnić ustrukturyzowane procedury sprzedaży mieszkań.

Jakie dokumenty przy sprzedaży mieszkań są niezbędne?

Sprzedaż mieszkań w stanie deweloperskim wiąże się z koniecznością sporządzenia i udostępnienia nabywcy szeregu niezbędnych dokumentów. W pierwszej kolejności jest to prospekt informacyjny, w którym znajduje się charakterystyka oferowanego lokalu. Najważniejsze zawarte elementy to:

• dane sprzedawcy,
• doświadczenie dewelopera,
• informacje dotyczące interesującej nieruchomości i przedsięwzięcia deweloperskiego,
• warunki odstąpienia od umowy deweloperskiej,
• szczegółowe informacje dotyczące inwestycji,
• określenie standardu wykończenia i terminu zakończenia realizacji, 
• harmonogramy wpłat i rzut lokalu mieszkalnego,
• wzór umowy deweloperskiej.

Dopiero gdy klient otrzyma te dokumenty przy sprzedaży mieszkań i zgodzi się je zaakceptować, można przejść do kolejnego etapu. Chodzi o zawarcie umowy rezerwacyjnej lub od razu umowy przedwstępnej, czyli deweloperskiej. Ostatnim krokiem przy przekazaniu gotowego lokalu nabywcy, jest podpisanie umowy ostatecznej oraz szczegółowego protokołu odbioru mieszkania.

W całym tym procesie należy zadbać o to, by obieg dokumentów w firmie pomiędzy pracownikami oraz klientami przebiegał sprawnie i bezpiecznie.

Na co zwrócić uwagę podczas obiegu dokumentów w firmie deweloperskiej?

Obieg dokumentów przy sprzedaży mieszkań u dewelopera odgrywa strategiczną rolę. Dzieje się tak dlatego, że jego sprawny proces generuje wiele korzyści dla firmy i klientów. Dlatego należy zwrócić szczególną uwagę na:

• standaryzację procedur — usystematyzowanie działań na etapach przetwarzania dokumentów ustala standardy, jakimi powinni kierować się pracownicy, co usprawnia ich pracę;
• redukcję błędów — przy standaryzacji procedur i automatyzacji procesów powszechnych w sprawnym obiegu dokumentów, następuje znaczna redukcja pomyłek;
• lepszą dostępność — ustalenie etapów i poszczególnych sektorów, do których zaliczana jest odpowiednia dokumentacja, pozwala na szybszy dostęp do papierów, gdy zajdzie taka potrzeba;
• zwiększone bezpieczeństwo — organizacja dokumentów w standaryzowany sposób, z wykorzystaniem umów elektronicznych i innych plików cyfrowych przechowywanych w chmurze, zwiększa bezpieczeństwo całej dokumentacji;
• redukcję kosztów — wraz z redukcją błędów, zwiększonym bezpieczeństwem i mniejszym zużyciem dokumentów papierowych spowodowanym automatyzacją, następuje redukcja kosztów operacyjnych;
• wzrost produktywności — ustanowienie procedur przepływowych związanych z wykorzystaniem automatycznych narzędzi usprawnia proces dokumentowania, poprawiając tempo pracy.

Jak usprawnić obieg dokumentów przy sprzedaży mieszkań?

Pierwszym krokiem w kierunku stworzenia wydajnego przepływu jest sporządzenie listy wszystkich typów dokumentów, które pojawiają się w firmie w związku ze sprzedażą mieszkań. Następnie warto skorzystać z narzędzia do zarządzania nieruchomościami Develogic dla firm deweloperskich. Korzystanie z modułu „sprzedaż lokali” usprawnia kontrolowanie procesu sprzedaży, preferencji klientów oraz przepływ dokumentów związanych z transakcją.

Program do zarządzania nieruchomościami dla deweloperów pozwala:

• zarządzać kontaktami z klientami (CRM), w tym gromadzić wszystkie dokumenty, które pojawią się na etapie handlowym oraz w procesie dalszej obsługi sprzedażowej i posprzedażowej;
• na bieżąco kontrolować proces sprzedaży na bazie gotowych raportów (np. sporządzonych i podpisanych dokumentów);
• zautomatyzować proces przygotowywania umów, prospektów informacyjnych, zmian lokatorskich itp.;
• przyspieszać proces przekazywania dokumentacji klientowi;
• generować raporty z aktualnym stanem spłaty nieruchomości;
• rozliczać faktury;
• na bieżąco informować klientów o postępach w inwestycji.

Dlaczego warto postawić na elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Warto zainwestować w elektroniczne narzędzie, które usprawni cały proces automatyzacji sprzedaży mieszkań. Głównie ze względu na kontrolę nad pełną specyfikacją od momentu pozyskania klientów po zakończenie całego przebiegu przekazania dokumentacji lokalu. 

Przyjęcie procesu skomputeryzowania wszystkich zasobów usprawnia przetwarzanie dokumentów, eliminuje chaos i bałagan w biurze oraz sprzyja promowaniu idei proekologicznej. Koniec z tomami papierów gromadzonych na półkach czy skanowaniem ich w celu przesłania klientowi. Wszystkie dokumenty zgromadzone w systemie do zarządzania nieruchomościami można szybko przekazać online. To usprawnia przepływ informacji w firmie między nabywcami oraz pracownikami.

Jeśli chcesz zadbać o szybki obieg dokumentów w firmie deweloperskiej oraz mieć pod kontrolą sprawną sprzedaż mieszkań, zainwestuj w innowacyjne oprogramowanie. W przypadku wątpliwości lub pytań skontaktuj się z nami.