Jak zorganizować obieg dokumentów związanych z budową?

04 Mar Jak zorganizować obieg dokumentów związanych z budową?

Prowadzenie firmy budowlanej wymaga zatrudniania wielu pracowników rozmieszczonych na różnych placach budowy. W związku z tym pojawia się kilka wyzwań związanych z zarządzaniem m.in. dokumentacją w budownictwie. Jak zoptymalizować obieg i zadbać o właściwą obsługę wielu generowanych materiałów? Sprawdź.

Organizacja dokumentów na budowie: dlaczego jest tak ważna?

Coraz więcej firm zdaje sobie sprawę ze znaczenia zarządzania dokumentacją. W przypadku sektora budowlanego organizacja dokumentów jest niezbędna w prawidłowym przebiegu robót. Jednak zarządzanie wykracza daleko poza zwykłe przechowywanie informacji i przegląd tego, co jest wykonywane przez zespół budowlany. Chodzi także o możliwość szybkiego działania pod presją czasu i dbanie o jakość wykonywanych operacji przesyłania niezbędnych dokumentów między inwestorem, podwykonawcami i pracownikami administracji. Zarządzanie dokumentacją pomaga spełniać normy programów certyfikacji jakości, takich jak ISO. W prosty sposób można kontrolować to, by dokumenty były zawsze aktualne, co jest ważnym punktem podczas audytów. 

Odpowiednia organizacja przynosi przedsiębiorstwu kilka korzyści i przyczynia się usprawnianiu wielu prac. Od uproszczonych procedur takich jak archiwizacja do bardziej złożonych sytuacji, jak w przypadku wspomnianych powyżej certyfikatów jakości. Jednak nie wszystkie firmy budowlane są świadome znaczenia inwestowania wysiłków w dobrą organizację dokumentów. Dzieje się tak dlatego, że wciąż popularne są tradycyjne rozwiązania, gdzie o wszystkie papiery dba się ręcznie. To powoduje duże ryzyko opóźnienia w realizacji robót, strat i niedociągnięć czy nawet manipulację danymi.

O czym należy pamiętać, dbając o obieg dokumentów na budowie?

Instrukcje pracy, ogólne procedury, plany, rysunki, wewnętrzne standardy bezpieczeństwa i jakości, a nawet prospekt informacyjny dla klienta. To tylko kilka przykładów dokumentów, które krążą codziennie na placu budowy, ale lista jest ogromna! Dlatego tak ważne jest efektywne zarządzanie i dobra organizacja papierów na budowie.

Według specjalistów z branży budowlanej istnieją dość skuteczne sposoby optymalizacji zarządzania stroną formalną przedsiębiorstwa budowlanego. Warto skupić się na takich praktykach, jak:

• kategoryzowanie i organizowanie: uwzględnianie tego, co jest priorytetem i wymaga szczególnej uwagi: umowy, protokoły, deklaracje, raporty, certyfikaty, instrukcje i pokwitowania.
• funkcjonalne zarządzanie plikami: konieczne jest, by pracownicy mieli dostęp do tego, czego potrzebują.
• przejrzysta komunikacja oraz intuicyjny przepływy zatwierdzania, zmiany i przekazywania materiałów.
• śledzenie zmian: rejestr historii wpisów oraz przemieszczania się dokumentów.
• korzystanie z dokumentów zapisanych w chmurze.

Jak zadbać o sprawny obieg dokumentów na budowie?

Zdecydowanie w sprawnym obiegu dokumentów w branży budowlanej pomaga korzystanie z technologii mobilnych. To, co wcześniej robiono ręcznie, teraz odbywa się za pomocą tabletów, smartfonów i innych urządzeń, a wszystkie dane gromadzone są w jednym miejscu. Dzięki kompleksowemu oprogramowaniu dla firm budowlanych – system CRM i ERP, można na bieżąco śledzić proces realizacji inwestycji.

Warto pamiętać, że dynamika placu budowy wiąże się z wieloma zadaniami. Istnieją jednoczesne wymagania i mało czasu na ciągłe kontrole i działania. Oznacza to, że wielu inżynierów, kierowników czy architektów porusza się swobodnie na budowie z różnymi dokumentami (głównie drukowanymi), co zwiększa ryzyko ich zgubienia lub zniszczenia. Aby zwiększyć kontrolę nad wszystkimi tymi materiałami, warto wykorzystać oprogramowanie online. Gromadzi ono całą dokumentację w jednym miejscu, zaczynając od zawarcia umowy z inwestorem, przez planowanie i realizację budżetów inwestycji, kończąc na serwisie gwarancyjnym. 

Dzięki temu można sprawnie zarządzać:

• planowaniem budowy,
• zakupami i kontraktowaniem,
• realizacją i rozliczaniem,
• serwisem gwarancyjnym,
• raportami i monitorowaniem prac menadżerskich,
• ogólnymi sprawami firmy (np. dokumentacją budów, zadaniami pracowników sekretariatu, urlopami, delegacjami, zaliczkami).

Dzięki specjalistycznemu oprogramowaniu firma budowlana będzie mogła organizować zadania i etapy pracy online. Doprowadzi to do optymalizacji przepływów i zwiększenia produktywności całego zespołu.

Jakie są zalety korzystania z oprogramowania dla branży budowlanej?

Oprogramowanie Develogic dla firm budowlanych to zasób idealnie dopasowany do potrzeb budowy. Jest to automatyzacja przepływów pracy i dokumentów, która sprawia, że organizacja, dystrybucja i monitorowanie zadań idą sprawniej. Program jest łatwy w obsłudze i umożliwia zdalny dostęp do bazy danych. Jest bezpiecznym miejscem do przechowywania plików i informacji o inwestorach, podwykonawcach oraz klientach. Zapobiega utracie cennych notatek i dostania się poufnych danych w niepowołane ręce. To także inteligentne narzędzie do zarządzania wszystkim, co jest związane z biznesem, bez strat pieniędzy i marnowania czasu.

Jeśli pracujesz w firmie budowlanej lub deweloperskiej, skonsultuj się z naszym zespołem. Poznaj rozwiązania dopasowane do Twoich potrzeb i niezbędne do rozwoju Twojej firmy.