Jak zarządzać umowami deweloperskimi i jak stworzyć harmonogram umów i rozliczeń?

02 Kwi Jak zarządzać umowami deweloperskimi i jak stworzyć harmonogram umów i rozliczeń?

Inwestycje budowlane wiążą się z koniecznością przygotowania wielu dokumentów, w tym umów deweloperskich. Dotyczą one każdego nabywcy z osobna. W przypadku większych inwestycji są to więc tysiące dokumentów, których gromadzenie i analizowanie może być problematyczne. Z pomocą przychodzą elektroniczne systemy. Jakie możliwości zapewniają?

Umowy deweloperskie w jednym miejscu

Zarządzanie umowami z wykorzystaniem specjalnych systemów elektronicznych jest znacznie łatwiejsze niż gromadzenie ich w osobnych programach lub wyłącznie w wersji papierowej. Współczesne rozwiązania technologiczne pozwalają na segregowanie danych w taki sposób, by zapewnić jak najłatwiejszy dostęp do interesujących Cię informacji. Dzięki temu można gromadzić nie tylko wszystkie dokumenty przypisane do konkretnego klienta, lecz także obserwować status płatności.

Nasz system dla deweloperów znacznie usprawnia proces przygotowywania umów, OIZ, prospektów inwestycyjnych czy zmian wprowadzonych przez lokatorów. Pozwala na generowanie wszelkich umów wraz z harmonogramami płatności i dokumentami sprzedażowymi. Dzieje się to automatycznie, na bazie przygotowanych szablonów.

System ułatwiający sprzedaż lokali

Systemy elektroniczne ERP i CRM dla deweloperów nie tylko gromadzą umowy deweloperskie i informacje o ustalonym harmonogramie wpłat. Zapewniają one także szereg dodatkowych funkcji, które ułatwiają zarządzanie sprzedażą nieruchomości. To takie opcje i pozycje, jak:

• dostęp do stron internetowych poświęconych danej inwestycji,
• baza lokali, polityka cenowa i informacje o aktualnym statusie – zarezerwowany/kupiony,
• zarządzanie kontaktem z klientami, wraz z informacjami o umowach i statusach płatności,
• zarządzanie działem sprzedaży,
• możliwość stworzenia panelu klienta dla każdego nabywcy nieruchomości,
• rozliczanie wpłat i fakturowanie.

System ERP i CRM dla deweloperów pozwala więc na uproszczenie obiegu umów, a także zgromadzenie wszystkich informacji o inwestycji i klientach w jednym miejscu. Ułatwia to prowadzenie sprzedaży i aktualizowanie danych na stronach internetowych.

W późniejszym czasie zgromadzone informacje przydadzą się też podczas obsługi posprzedażowej. W systemie można uzupełniać informacje na temat przekazania lokalu, zmian lokatorskich czy ewentualnych usterek. Co więcej, oprogramowanie ułatwia umawianie spotkań dotyczących odbioru kluczy lub podpisywania aktów notarialnych. Pozwala na tworzenie wspólnych kalendarzy – dla pracowników firmy deweloperskiej oraz klientów. Po podpisaniu aktu dokument w formie elektronicznej może zostać umieszczony w systemie, co ułatwi jego odszukanie w razie potrzeby.

Harmonogram umów i rozliczeń

W większości przypadków harmonogram umów i rozliczeń jest ściśle powiązany z kolejnymi etapami realizacji prac. Jeśli zdarzą się opóźnienia, wpływają one również na przesunięcie kolejnych płatności. Elektroniczne systemy wiążą ze sobą te informacje, dzięki czemu pozwalają na łatwą aktualizację terminów rozliczeń. To wygodne rozwiązanie zwłaszcza w przypadku dużych inwestycji, w związku z którymi nieruchomości mają trafić do setek osobnych klientów.

Odpowiedni harmonogram umów i rozliczeń przyda się też w kontekście podwykonawców. W dokumentacji należy dokładnie wskazać ustalone terminy i ich przestrzegać. W innym przypadku może dojść do opóźnień w realizacji, a także trudności z dopasowaniem do siebie momentu wkroczenia kolejnych ekip. W skrajnych sytuacjach skutkuje to zaburzeniem płynności finansowej dewelopera i późniejszych sporów z klientami.

Przygotowanie odpowiedniego harmonogramu wpłat oraz realizacji kolejnych zadań wymaga przeanalizowania wielu informacji. Mowa tu m.in. o dostępności materiałów budowlanych, kwestiach prawnych czy ustaleń z podwykonawcami. Wszystkie te dane można umieścić w systemie ERP i CRM dla deweloperów. Przejrzysty dostęp do najważniejszych informacji pozwala na opracowanie harmonogramu umów tak, by był adekwatny do aktualnych postępów w realizacji inwestycji.

Dlaczego warto postawić na nasze oprogramowanie do zarządzania umowami?

Profesjonalne oprogramowanie do zarządzania umowami deweloperskimi od Develogic pozwala na uniknięcie chaosu, który wiąże się z realizacją kolejnych etapów prac oraz późniejszym przekazywaniem lokali odbiorcom. To ważne zwłaszcza w sytuacji, gdy poszczególne budynki są przekazywane nowym właścicielom w czasie, gdy pozostała część inwestycji wciąż jest w budowie. Nasz system do rozliczeń deweloperskich umożliwia posegregowanie dokumentacji w przejrzysty sposób. Skutkuje to:

• krótszym czasem niezbędnym do wyszukania konkretnego dokumentu – np. w związku ze spotkaniem z klientem lub jego prośbami czy pytaniami związanymi z umową,
• dobrą organizacją – jeśli wszystkie informacje zostaną umieszczone w systemie, nie ma ryzyka ich zagubienia,
• mniejszymi stratami – przegapienie terminów wpłat związane z chaosem w dokumentacji mogłoby narazić dewelopera na dodatkowe koszty. System pozwala na przestrzeganie ustaleń. Wyświetla terminy kolejnych płatności i informuje od razu, gdy zostaną przekroczone,
• płynniejszą realizacją inwestycji – dzięki systemom dla deweloperów można sprawniej umawiać spotkania, by jak najszybciej przekazać klucze do lokalu lub podpisać umowę,
• możliwością odszukania danych w kolejnych latach – jeśli w późniejszym czasie dojdzie do sporów pomiędzy deweloperem a klientem, firma będzie w stanie szybko odszukać zarówno umowę deweloperską, jak i informacje o terminach realizacji płatności, dodatkowych roszczeniach czy jakości współpracy.

Systemy do rozliczeń deweloperskich pozwalają na zachowanie sprawnego obiegu umów. Dane można szybko aktualizować, a także ustawiać pomiędzy nimi zależności. Gdy termin realizacji prac przesunie się, to samo stanie się z terminem płatności kolejnej raty. Użytkownik może samodzielnie dostosować funkcje oprogramowania do własnych potrzeb i specyfiki konkretnej inwestycji.

Obecnie zarządzanie umowami deweloperskimi bez odpowiednich narzędzi jest praktycznie niemożliwe. Specjalistyczne systemy sprawiają, że staje się to nie tylko osiągalne, lecz także sprawne. Użycie właściwych narzędzi minimalizuje koszty, błędy i przestoje, co przekłada się bezpośrednio na zysk i zadowolenie klientów. Nasze moduły dla firm deweloperskich pozwalają na lepsze planowanie i realizację inwestycji, sprzedaż lokali, obsługę posprzedażową, wynajem lokali usługowych, generowanie raportów i wykonywanie wielu innych zadań niezbędnych w branży deweloperskiej.