Jak usprawnić współpracę działu księgowości i działu sprzedaży?

19 Mar Jak usprawnić współpracę działu księgowości i działu sprzedaży?

Coraz więcej przedsiębiorców zdaje sobie sprawę, że przy braku integracji działów w zarządzaniu firmą zaczynają pojawiać się straty. Błędy, pomyłki, konflikty, niedociągnięcia czy niedotrzymywanie terminów to tylko niektóre skutki braku współpracy między działem księgowości a działem sprzedaży. Poznaj sposób na usprawnienie pracy tych dwóch jednostek.

Jakie są podstawowe zadania działu księgowości?

Dział księgowości to ważny organ w przedsiębiorstwie, który zarządza finansami i wykonuje wszystkie zadania związane z firmowymi pieniędzmi. Sposób pracy tej jednostki zależy między innymi od rodzaju branży, w której działa. W przypadku deweloperów i budowlańców jest to, m.in.

• otrzymywanie płatności od klientów;
• regulowanie rachunków związanych z budową;
• dbanie o listę płac, która obejmuje wynagrodzenie pracowników, składki na ubezpieczenie, a także podatki;
• sporządzanie sprawozdań finansowych
• przeprowadzanie kontroli finansowej w celu uniknięcia błędów i oszustw;
• kontrola środków trwałych;
• ewidencja faktur, zaliczek itp.

Czym zajmuje się dział sprzedaży?

Dział sprzedaży to część firmy złożona z osób, które zajmują się marketingiem produktów lub usług. W przypadku branży deweloperskiej jest to rynek zbytu mieszkań lub innych lokali i budynków. Funkcje działu handlowego można podsumować w trzech głównych działaniach: 

• budowaniu procesu sprzedaży;
• zrozumieniu potrzeb i zachowań klientów;
• zapewnieniu udanej ścieżki zakupowej. 

Bardziej szczegółowo można wyróżnić następujące zadania tego działu firmy:

• poszukiwanie klientów;
• definiowanie i zarządzanie wskaźnikami sprzedaży;
• dbanie o relacje z klientami;
• opracowywanie planów działań sprzedażowych;
• podpisywanie umów rezerwacyjnych lub deweloperskich.

Dlaczego ważna jest współpraca działu księgowości i działu sprzedaży?

W przeszłości każdy dział był postrzegany z osobna. Dzielono działy tak, by pracownicy zajmowali się tylko swoimi obowiązkami zgodnie z hierarchiczną konstrukcją organizacji pracy. Odłożono na bok myślenie systemowe, co utrudniało sprawne funkcjonowanie firmy. Dlaczego? W sytuacji, gdy poszczególne działy (w tym przypadku dział księgowości i handlu) nie prowadzą ze sobą dialogu, mogą doprowadzić do wyników odwrotnych do zamierzonych. Brak współpracy nie dodaje wartości w procesie obsługi klienta końcowego i odbiera szansę zintegrowania poszczególnych etapów realizacji zamówienia. Integracja sektorów jest również istotna dla rozwoju samej firmy. Gdy kierownikom działów udaje się współpracować ze sobą w koordynacji, łatwiej im wdrażać skuteczniejsze plany działania.

Co usprawnia współpracę działu księgowości i działu sprzedaży?

Gdy firma dysponuje efektywnymi zasobami komunikacyjnymi, jest w stanie lepiej przekazywać informacje. Ułatwia to optymalizację procesów działu księgowości i działu sprzedaży. W końcu, jeśli pracownicy są dobrze poinformowani, są też bardziej zaangażowani i zdolni do wypracowania dobrych strategii działalności.

Warto również zadbać o automatyzację procesów administrowania firmą. Inwestowanie w narzędzia technologiczne jest niezbędne do wzmocnienia współpracy między działem handlowym a księgowością. Najlepiej wybrać odpowiednie oprogramowanie do ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem. Dzięki niemu pracownicy z różnych obszarów działalności będą mogli wchodzić ze sobą w interakcje i na bieżąco sprawdzać postępy kluczowych aktywności w firmie. Taki program ułatwia również:

• realizację spraw związanych z decyzjami administracyjnymi;
• obieg korespondencji między działami;
• ustalanie harmonogramu urlopu pracowników z różnych sektorów firmy;
• zarządzanie delegacjami;
• rozliczanie zaliczek;
• ewidencję faktur i płatności;
• podgląd listy klientów i kontrahentów.

Możliwość dostępu do tych informacji w jednym miejscu usprawnia ogólne gospodarowanie firmą.

Na co zwrócić uwagę w procesie usprawniania ogólnego zarządzania firmą?

Główne wyzwania i trudności usprawniania procesu współpracy różnych działów to kilka kwestii, które wymagają dopracowania lub dostosowania się do ich wymogów.

• Współpraca wymaga udziału i zaangażowania wszystkich.
• Czerpać korzyści można wtedy, gdy każdemu zależy na wspólnym dobru przedsiębiorstwa.
• Trzeba jednocześnie zwrócić uwagę na indywidualne obowiązki każdego sektora i nacisk na kulturę przywództwa i rywalizacji.
• Współpraca wymaga lepszej komunikacji i większej przejrzystości wymagań.
• Potrzeba umiejętności radzenia sobie ze sprawnym przepływem informacji i obiegiem dokumentów w grupie.

Odpowiednie oprogramowanie usprawnia dostęp do efektów pracy każdego działu. Nasz moduł “Sprzedaż lokali” umożliwia połączenia aspektu sprzedaży oraz późniejszej jej rozliczenia.

Jeśli poszukujesz sprawdzonych rozwiązań, które pozytywnie wpłyną na działalność Twojej firmy, zapraszamy do kontaktu. Dysponujemy kompleksowymi programami dla firm deweloperskich i branży budowlanej.