Jak kontrolować koszty podwykonawców?

29 Mar Jak kontrolować koszty podwykonawców?

Inwestycje budowlane często wiążą się z koniecznością zatrudnienia kilku osobnych firm specjalizujących się w konkretnych zakresach. Kontrola wynikających z tego tytułu kosztów bywa trudna. Jak nie narazić się na dodatkowe wydatki i poprawnie prowadzić nadzór nad podwykonawcami? Poznaj systemy, które ułatwią kontroling podczas inwestycji budowlanych.

Koszty podwykonawcy – zagrożenia

W przypadku inwestycji budowlanych koszty podwykonawców są liczone w setkach tysięcy złotych. Przed wyborem odpowiedniej firmy warto dokładnie ją zweryfikować. Mowa tu o doświadczeniu, referencjach i historiach wykonanych projektów. Taki krok pozwoli na uniknięcie wielu zagrożeń, które mogłyby pojawić się w późniejszym czasie – w tym dodatkowych kosztów.

Najważniejsze zagrożenia płynące z niewłaściwego nadzoru nad podwykonawcami to:

• przekroczenie budżetu – niekontrolowane lub niedoszacowane koszty podwykonawców mogą prowadzić do znacznego przekroczenia zaplanowanego budżetu projektu. Może to skutkować stratami finansowymi i koniecznością szukania dodatkowego finansowania,
• opóźnienia realizacji – brak terminowej realizacji prac przez podwykonawców może prowadzić do opóźnień w harmonogramie projektu, co z kolei zwykle generuje dodatkowe koszty i straty dla inwestora lub klienta końcowego,
• zagrożenie dla płynności finansowej – niekontrolowane wydatki mogą wpłynąć na płynność finansową firmy, ograniczając jej zdolność do inwestowania w inne projekty lub zmuszając do zaciągania niekorzystnych kredytów,
• utrata reputacji – problemy z jakością wykonania, opóźnienia czy konflikty prawne z podwykonawcami mogą wpłynąć negatywnie na reputację firmy, utrudniając pozyskiwanie nowych klientów i projektów w przyszłości,
• ryzyko niewypłacalności – w skrajnych przypadkach poważne problemy z zarządzaniem kosztami podwykonawców mogą doprowadzić do niewypłacalności firmy.

Jak prowadzić kontroling podwykonawców?

Kontroling podwykonawców powinien rozpocząć się od analizy całego systemu współpracy. Konieczne jest stworzenie dokumentacji, która obejmuje osoby odpowiedzialne za proces oraz warunki działania. Dobrym pomysłem jest też przygotowanie bazy danych, w której znajdują się informacje na temat uprawnień do wykonywania konkretnych prac i terminów ich wygaśnięcia. W jej prowadzeniu pomocne okazują się elektroniczne systemy do nadzoru nad podwykonawcami – jak np. nasz system ERP i CRM dla deweloperów i firm z branży budowlanej.

W zakres kontrolingu podwykonawców wchodzą takie czynności jak:

• selekcja i weryfikacja podwykonawców – przed rozpoczęciem współpracy należy przeprowadzić dokładną weryfikację potencjalnych podwykonawców, oceniając ich doświadczenie, reputację, zdolności finansowe oraz referencje;
• przygotowanie jasnych i szczegółowych umów – muszą one określać zakres prac, terminy, ceny, standardy jakości oraz procedury rozliczeń. Warto zdefiniować również mechanizmy karne za niewykonanie prac oraz bonusy za przedterminową realizację;
• systematyczne planowanie i harmonogramowanie – należy przygotować szczegółowy harmonogram prac, uwzględniający wszystkie etapy realizacji projektu i zadania powierzone poszczególnym podwykonawcom; plan ten można aktualizować;
• monitorowanie postępów i jakości prac – to regularne kontrole i audyty na miejscu budowy; mają one za zadanie monitorować postęp prac i zapewnić zgodność z ustalonymi standardami jakości;
• tworzenie dokumentacji i raportowanie – w tym raportów z postępów, zmian w projekcie i finalnych rozliczeń.

Nasz system daje dostęp do wszelkich umów z dostawcami – generalnym wykonawcą, agencją marketingową, dostawcą materiałów itp. dzięki niemu można szybko sprawdzić kaucje gwarancyjne, daty obowiązywania, wartości itd. System sam kontroluje zapisy, wraz z protokołami odbioru i fakturami.

Nadzór nad podwykonawcami – system ERP i CRM dla deweloperów i firm budowlanych

Sposobem na znacznie skuteczniejszą kontrolę podwykonawców i ponoszonych kosztów jest wykorzystanie naszego systemu ERP i CRM dla deweloperów i firm budowlanych. To program, który umożliwia śledzenie całego procesu realizacji inwestycji i sprawne aktualizowanie danych. Generuje tabele porównawcze, na podstawie których można wybierać podwykonawców do poszczególnych zadań.

System pozwala również na zeskanowanie i zarejestrowanie każdej umowy z podwykonawcą. W panelu można określić warunki, takie jak np. zakres robót, kaucje gwarancyjne czy obciążenia. Program pozwala na automatyczne kontrolowanie postępów na podstawie otrzymywanych protokołów przerobu i faktur.

Dzięki systemowi możliwe jest łatwiejsze nadzorowanie wydatków podwykonawców i minimalizowanie ponoszonych kosztów. Daje on wgląd we wszystkie elementy składające się na ostateczną sumę, jaką musi uiścić deweloper. Pozwala na aktualizowanie danych wraz ze zmieniającymi się cenami materiałów budowlanych, a także uwzględnianie dodatkowych trudności, które mogą pojawić się na etapie realizacji zlecenia i zwiększyć jego koszt.

Systemy ERP i CRM od Develogic dla deweloperów znacznie usprawniają kontroling podwykonawców. Gromadzą tysiące szczegółowych informacji w jednym miejscu. Oprogramowanie jest też bardzo przejrzyste, pozwalając na dotarcie do potrzebnych danych w krótkim czasie. Dzięki niemu można przygotować się na koszty ponoszone w konkretnych okresach i pilnować ustaleń z podwykonawcami jeszcze sprzed momentu rozpoczęcia prac w terenie.

Systemy ERP i CRM, czyli oszczędność

Dzięki elektronicznym systemom można pilnować nie tylko ponoszonych kosztów, lecz także terminów i realizacji prac w odpowiedniej kolejności. Oprogramowanie pozwala lepiej reagować na ewentualne opóźnienia, zwłaszcza jeśli wpływają one na możliwość wdrożenia kolejnych podwykonawców. To sposób na unikanie poważnych przestojów, które generują dodatkowe koszty. 

System należy uzupełniać już na etapie planowania budowy. Informacje zgromadzone na przestrzeni kolejnych miesięcy pozwolą na precyzyjne analizowanie kosztów i dostosowywanie harmonogramu prac do realnych możliwości. Będą przydatne też podczas wyboru odpowiednich podwykonawców do poszczególnych zadań. Kompletne dane przydadzą się w trakcie podejmowania współpracy również przy kolejnych inwestycjach.