Jakie cechy powinien mieć pracownik działu HR?

17 Wrz Jakie cechy powinien mieć pracownik działu HR?

Czasy, w których dział HR kojarzył się głównie z wypłatą wynagrodzeń i rozliczaniem urlopów, już dawno minęły. Dziś Human Resources to znacznie pojemniejszy, kluczowy obszar działania organizacji, a specjaliści w tej dziedzinie są na wagę złota. Jakie cechy powinien mieć pracownik działu HR?

Dział HR – co to jest i jak działa?

Czym zajmuje się dział HR? Wraz ze wzrostem świadomości przedsiębiorców rola specjalistów w tej dziedzinie uległa istotnym zmianom. Dziś HR-owcy to liderzy i menedżerowie, którzy odpowiadają nie tylko za tworzenie umów pracowniczych i przelew wynagrodzenia, choć obsługa kadrowo-płacowa to oczywiście wciąż ich ważny obszar działania. W pewnym sensie dział HR stanowi też łącznik między pracodawcą a pracownikami.

Zarządzanie zasobami ludzkimi można podzielić na dwa segmenty. Pierwszy z nich to tzw. miękki HR, czyli dbanie o wszystko, co wiąże się z jakością pracy w firmie. Z kolei twardy HR to przede wszystkim formalności i wypełnianie obowiązków wynikających m.in. z przepisów prawa pracy. W ramach twardego HR pracownicy odpowiadają za poprawność rozliczania się ze spraw związanych z zatrudnianiem pracowników z urzędem skarbowym czy ZUS-em.

Miękki HR

Dział HR wspomaga przedsiębiorcę nie tylko w zatrudnieniu pracownika o pożądanym profilu zawodowym. Równie istotne jest troska o tych, którzy już działają w zespole. Specjalista ds. HR zajmuje się m.in.:

• dbaniem o odpowiednią renomę firmy na rynku pracy,
• utrzymanie kluczowych dla biznesu pracowników,
• tworzenie indywidualnych planów i ścieżek rozwoju kariery zawodowej. 

Te wszystkie obszary występują pod wspólną nazwą tzw. miękkiego HR, czyli troski o potrzeby zatrudnionych. Oprogramowanie Develogic pomoże Ci zorganizować m.in. właśnie ten obszar pracy działu.

Twardy HR

Co robi HR poza dbaniem o kulturę organizacji? Oczywiście na tym dziale wciąż spoczywają obowiązki związane z typowymi zadaniami z obszarów kadr i płac. W ramach Human Resources specjalista m.in.:

• zakłada i prowadzi teczki pracownicze, 
• nalicza i wypłaca wynagrodzenia, 
• rozlicza czas pracy,
• rozlicza urlopy i zwolnienia lekarskie.

To najważniejsze obowiązki działu w ramach twardego HR.

Już na pierwszy rzut oka widać, że obowiązki miękkiego i twardego HR znacznie się od siebie różnią. Czy mimo to można znaleźć cechy wspólne, które są pożądane wśród wszystkich HRowców? Jak najbardziej? Nie zapominaj, że każda osoba z zespołu HR codziennie ma kontakt z pracownikami i działa w ich interesie. W związku z tym można wymienić kilka cech, którymi powinni wyróżniać się wszyscy w zespole HR.

Dział HR – kompetencje idealnego pracownika

Wyraźnie widać, że te dwa obszary pracy w dziale HR różnią się zakresem i wymaganiami względem pracownika. Jak zatem stworzyć spójny profil HR-owca, np. na potrzeby rekrutacji? Pamiętaj, że istnieje szereg cech i kompetencji, które są pożądane w każdym przypadku, niezależnie od przydzielonych zadań. 

Rola działu HR to w dużym stopniu komunikacja z pracownikami i działanie na rzecz ich interesów, ale także praca w strukturze, w grupie. Oto kilka najważniejszych cech, które łączą pracowników zajmujących się zarówno miękkim, jak i twardym HR.

Sprawna komunikacja i zdolność do nawiązywania relacji

Zastanawiasz się, jakie cechy powinien mieć pracownik działu HR? Pierwszą i najważniejszą jest umiejętność porozumienia się z innymi. To kompetencja niezbędna zarówno przy rozliczaniu wynagrodzeń, jak i prowadzeniu procesów rekrutacyjnych. Przydaje się także wtedy, gdy specjalista ds. HR ma zadbać o rozwój innych pracowników.

W dziale HR przydaje się zdolność do zadawania pytań tak, aby uzyskać otwarte odpowiedzi. Rozmowy online, telefoniczne czy na żywo to chleb powszedni, dlatego swoboda w kontaktach z innymi to pierwsze, czego należy szukać u HR-owca.

Organizacja pracy własnej i umiejętność pracy w zespole 

Dział HR będzie mógł spełniać kluczowe zadania, jeśli będzie odpowiednio wewnętrznie zorganizowany. Ten obszar w organizacji nierzadko staje się rozbudowaną strukturą. Powstają zespoły z liderami, którzy dbają o sprawność realizacji poszczególnych działań. 

Liczą się zatem takie cechy jak:

• zdolność do pracy pod presją czasu,
• umiejętność podziału obowiązków między podwładnych, 
• umiejętność formułowania poleceń,
• umiejętność słuchania.

Rola działu HR poszerza się wraz z nadaniem mu każdej kolejnej kompetencji. Często to właśnie z poziomu tej komórki koordynuje się ścieżki rozwojowe pracowników. W procesie tym należy ściśle współpracować np. z managerami czy liderami innych zespołów w firmie. Wszystkie działania raportuje się natomiast zarządowi. HR-owiec powinien zatem doskonale odnajdywać się w negocjacjach, pracy grupowej czy prowadzić efektywne rozmowy.

Analityczne myślenie

Wyciąganie wniosków z danych liczbowych czy opisowych to punkt w obowiązkach zarówno twardego, jak i miękkiego HR. Poszczególne obszary w firmie trzeba stale optymalizować, dlatego zarządzanie Human Resources warto powierzyć osobom, które dobrze odnajdują się także w takiej działalności.

Wielozadaniowość bez chaosu

Praca nad kilkoma projektami jednocześnie? To również rzeczywistość HR-owca. Specjalista z tego działu gromadzi i analizuje dokumenty rekrutacyjne, umawia i koordynuje spotkania z kandydatami, konstruuje ogłoszenia czy prowadzi onboarding. Z jednej strony będzie czuwał nad porządkiem w dokumentacji kadrowo-płacowej, a z drugiej nad aktami pracowników. Będzie też tworzyć raporty pracownicze czy sporządzał umowy. Właśnie dlatego multitasking to cecha pożądana w dziale HR.

Otwartość na rozwój w branży HR

Specjalista ds. HR powinien stale podnosić i poszerzać swoje kompetencje. Zwłaszcza że ta branża podąża za nowoczesnymi technologiami. Automatyzacja procesów czy wykorzystanie sztucznej inteligencji wymaga np. doszkalania się w zakresie obsługi narzędzi informatycznych.

Szkolenia można zorganizować w taki sposób, aby idealnie odpowiadały na potrzeby zespołu HR danej organizacji. Poza takimi spotkaniami warto samodzielnie analizować rynek, wyciągać wnioski i proponować usprawnienia pracy — zarówno własnej, jak i zespołu. Dobry HR-owiec powinien wygospodarować na to czas. 

Usprawnienia dla działu HR – może być jeszcze lepiej!

Kompetencje i umiejętności pracownika działu HR można wzmocnić dzięki rozmaitym narzędziom informatycznym – najlepiej stworzonym dla konkretnej branży. W Develogic specjalizujemy się w rozwiązaniach dla firm budowlanych i deweloperskich. Sprawne zarządzanie sekretariatem, korespondencją, obsługa kadrowo-płacowa, ale także współpraca z podmiotami zewnętrznymi to kluczowe zaplecze każdego podmiotu działającego w tych obszarach.

Możesz znacznie ułatwić wykonywanie zadań pracownikom HR-u, jeśli zdecydujesz się na wdrożenie specjalistycznego oprogramowania. W końcu nowe technologie podążają na rozwijającym się rynkiem i potrzebami przedsiębiorców. Oto kilka segmentów, które usprawnią zarówno codzienną pracę przy projekcie, jak i zarządzanie nim w perspektywie.

Prowadzenie sekretariatu

Sekretariat to w każdej firmie punkt, w którym stykają się różne działania, również w zakresie HR. Sprawny obieg korespondencji to podstawa, a cyfryzacja tego procesu pozwala wyeliminować błędy. Choć jest to oprogramowanie stworzone z myślą o sekretariatach, na jego funkcjonalności skorzystają również pracownicy zajmujący się HR. Przykładem może być centralne archiwum dokumentów, do którego dostęp uzyskuje się z różnych poziomów organizacji.

Elektroniczne zarządzanie urlopami 

Kluczowy pracownik idzie na urlop? Ustalenie zastępstwa i zakomunikowanie tego w firmie to podstawa. Ta zasada dotyczy zresztą każdego zatrudnionego wnioskującego o dni wolne. Zapewnienie płynności pracy to w końcu korzyść dla firmy z perspektywy biznesowej.

Elektroniczny kalendarz urlopów i system ich akceptacji w oprogramowaniu od Develogic stanowi ułatwienie zarówno dla działu HR, jak i pozostałych komórek organizacyjnych. 

Zarządzanie zaliczkami i delegacjami

Sprawne zarządzanie delegacjami i rozliczanie zaliczek to również pojemny obszar zadań działu HR. Jego pracownicy odpowiadają za obieg delegacji krajowych i zagranicznych, przyjmowanie i akceptację wniosków o zaliczki czy rozliczanie podróży służbowych. 

Warto korzystać ze specjalistycznego oprogramowania od Develogic, w którym formularz połączony z mapą pomoże szybko i prawidłowo wyliczyć choćby kilometrówkę. Program może być zintegrowany z modułem obiegu faktur. Dzięki temu sam zestawi dokumenty rozliczeniowe z wnioskiem pracownika. 

Sprawny system finansowo-księgowy

Oprogramowanie Develogic dla HR można zintegrować z działem księgowości. To ogromna oszczędność czasu na formalnościach. Dzięki temu wystarczy tylko raz wprowadzić dane kontrahentów do systemu – każda kolejna faktura będzie księgowana już bez konieczności podawania ich ponownie.

Wiesz już, kim jest specjalista ds. HR z prawdziwego zdarzenia. Połączenie odpowiednich predyspozycji i dobrodziejstwa nowych technologii może przynieść szereg korzyści, nie tylko biznesowych. Zadbasz w ten sposób również o wizerunek czy dobrą organizację w firmie – także w zakresie współpracy z podmiotami zewnętrznymi. Warto zatem inwestować zarówno w rekrutację specjalistów, jak i ich ciągły rozwój i motywację. Sprawdź, jak Develogic może usprawnić procesy biznesowe. Skontaktuj się z namii przekonaj się, ile możesz zyskać, kiedy zaufasz naszym rozwiązaniom.