Jak zorganizować obieg dokumentów w dziale umów?

09 Lip Jak zorganizować obieg dokumentów w dziale umów?

Papierowy chaos w dziale umów? Koniec z tym! Oto kilka wskazówek, jak zorganizować obieg dokumentów z pomocą nowoczesnych narzędzi. Dowiedz się, jak raz na zawsze zrobić porządek z firmową dokumentacją.

Dokumentowa dżungla, czyli codzienność działu umów

Stos teczek piętrzący się na biurku, kolejne umowy i aneksy czekające na podpis, a do tego ciągłe telefony od klientów z pytaniami o status ich sprawy. Brzmi znajomo? To codzienność wielu działów umów w firmach deweloperskich. W natłoku dokumentów łatwo o przeoczenie ważnego terminu czy zagubienie kluczowego aneksu.

Pracownicy toną w papierach, tracąc cenny czas na wyszukiwanie potrzebnych informacji. Wprowadzanie danych z umów do systemu ERP zajmuje wieki, a ryzyko popełnienia błędu jest ogromne. W efekcie pracownicy są sfrustrowani, a klienci zniecierpliwieni przedłużającym się procesem. Czy tak musi być? Niekoniecznie!

Elektroniczny obieg dokumentów – sposób na dokumentowy armagedon

Remedium na problemy działu umów jest wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. Rozwiązanie to pozwala zdigitalizować wszystkie umowy, aneksy oraz inne dokumenty i sprawnie nimi zarządzać z poziomu jednego systemu.

Jak to działa w praktyce? Wyobraź sobie, że każda nowa umowa trafia do systemu zaraz po podpisaniu. Inteligentny mechanizm OCR rozpoznaje jej treść i automatycznie wprowadza dane do systemu ERP. Odpowiednie osoby otrzymują powiadomienie o nowym dokumencie i mogą sprawnie nadać mu dalszy bieg.

System monitoruje terminy realizacji zobowiązań umownych i odpowiednio wcześnie informuje o zbliżających się deadlinach. Dzięki temu nic nie umknie uwadze działu umów, a klienci będą obsługiwani szybciej i dokładniej.

Co więcej, elektroniczny obieg dokumentów znacznie ułatwia pracę firmom, w których funkcjonuje wiele zdalnych stanowisk. Niezależnie od tego, czy pracownicy są w biurze, czy poza nim, mają stały dostęp do potrzebnych dokumentów i mogą efektywnie wypełniać swoje obowiązki. To szczególnie ważne w dobie coraz popularniejszego home office’u.

Korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów

Wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami w firmie deweloperskiej z pewnością ułatwi pracę Twojemu zespołowi. Jak skorzystasz na takim rozwiązaniu?

• Zaoszczędzisz więcej czasu – pracownicy nie będą tracić go na szukanie dokumentów w ogromnych bazach i ręczne wprowadzanie danych.
• Poprawisz bezpieczeństwo – znacznie obniżysz ryzyko zgubienia lub zniszczenia ważnej umowy, a dostęp do dokumentów jest ściśle kontrolowany.
• Wzmocnisz kontrolę – system będzie na bieżąco monitorował terminy i automatycznie informował o konieczności podjęcia działań;
• Usprawnisz obsługę klienta – dzięki efektywnemu obiegowi dokumentów klienci będą obsługiwani szybciej i dokładniej.
• Zyskasz więcej miejsca – papierowe archiwum można zredukować do minimum i tym samym zyskać sporo więcej przestrzeni w biurze.

Oczywiście cyfryzacja obiegu dokumentów w firmie przynosi znacznie więcej zalet. Warto pamiętać też o pozytywnym wpływie na środowisko – mniej papieru to mniej wyciętych drzew.

Nie taki diabeł straszny…, czyli jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów może wydawać się skomplikowane, ale wcale takie nie jest. Kluczem do sukcesu jest wybór odpowiedniego oprogramowania i wsparcie doświadczonego partnera.

Na rynku znajdziesz kilka skutecznych rozwiązań do zarządzania dokumentami w firmie, ale nie wszystkie sprawdzą się w branży deweloperskiej. Warto postawić na system, który został stworzony specjalnie z myślą o potrzebach firm z tego sektora.

Następnym krokiem jest digitalizacja istniejącego archiwum umów. Możesz znacznie przyspieszyć ten proces, jeśli wykorzystasz do niego wysokiej klasy skanery i oprogramowanie OCR. W tej kwestii także warto zaufać naszym specjalistom.

Równie ważne jest odpowiednie skonfigurowanie systemu, tak by odpowiadał specyfice procesów w Twojej firmie. Określ ścieżki obiegu dokumentów, nadaj uprawnienia poszczególnym pracownikom i zdefiniuj automatyczne akcje, na przykład powiadomienia mailowe. Z tym zadaniem również najlepiej poradzą sobie nasi eksperci.

Na koniec zostaje tylko przeszkolenie pracowników z obsługi nowego systemu. Zadbaj o to, by każdy członek zespołu wiedział, jak korzystać z oprogramowania i jakie są jego zadania w procesie obiegu dokumentów. Tylko konsekwentne stosowanie się do nowych zasad pozwoli w pełni wykorzystać potencjał nowych narzędzi.

Elektroniczny obieg – konieczność w nowoczesnym dziale umów

Elektroniczny obieg dokumentów znacznie usprawnia pracę działu umów w branży deweloperskiej. Digitalizując umowy, unikniesz ręcznego przepisywania danych, które jest czasochłonne i może prowadzić do błędów. Automatyzacja procesów pozwala zespołowi skoncentrować się na ważniejszych zadaniach, zamiast na żmudnym przeglądaniu papierowych dokumentów.

Postaw na nowoczesne rozwiązania do zarządzania dokumentami w firmie. Skontaktuj się z nami – na pewno będziesz zadowolony z naszego rozwiązania!