Jak zorganizować obieg dokumentów w dziale sprzedaży mieszkań?

08 Sie Jak zorganizować obieg dokumentów w dziale sprzedaży mieszkań?

Prowadzenie firmy deweloperskiej wymaga dobrej organizacji – również w zakresie zarządzania dokumentacją. Obieg dokumentów w dziale sprzedaży mieszkań ma znaczenie dla płynności przebiegu transakcji oraz zadowolenia zarówno pracowników, jak i klientów. Zobacz, z jakich narzędzi elektronicznych warto korzystać, by dobrze go zorganizować.

Dokumenty dotyczące sprzedaży mieszkań – co jest niezbędne?

Firma zajmująca się sprzedażą mieszkań w stanie deweloperskim musi na bieżąco pilnować wielu formalności. Są to w końcu transakcje opiewające na bardzo wysokie kwoty i każdy etap ich przeprowadzania wiąże się z koniecznością generowania i wprowadzania w obieg rozmaitych dokumentów. Do najważniejszych należą:

• prospekt informacyjny,
• umowa rezerwacyjna,
• umowa przedwstępna (zwana także deweloperską),
• umowa ostateczna,
• protokół odbioru lokalu.

Obieg każdego z tych dokumentów powinien być dobrze zorganizowany – na jasnych zasadach, a także z zachowaniem bezpieczeństwa każdej ze stron. Dane zawarte w dokumentacji mają charakter wrażliwy, więc nie powinny się dostać w ręce osób trzecich. Na przykładowo w prospekcie informacyjnym powstającym na samym początku współpracy widnieją:

• dane sprzedającego,
• szczegóły związane z samą inwestycją, 
• harmonogram wpłat.

Ponadto można w nim znaleźć szereg informacji kluczowych z perspektywy nabywcy mieszkania. To między innymi:

• dane o doświadczeniu dewelopera,
• informacje o samym projekcie deweloperskim,
• warunki odstąpienia od umowy,
• informacje na temat standardu wykończenia i terminu zakończenia realizacji,
• wzór umowy deweloperskiej.

Dokumenty sporządzane przy sprzedaży mieszkań muszą być dostępne do wglądu dla każdej ze stron, a każde wprowadzanie zmian w treści powinno zostać zasygnalizowane.

Organizacja dokumentów przy sprzedaży mieszkań

Dlaczego obieg dokumentów w dziale sprzedaży dewelopera odgrywa tak ważną rolę? Ich sporządzanie często odbywa się etapami – bez zakończenia jednego z nich nie da się przejść do kolejnego. Przykładem może być wspomniany prospekt informacyjny, który powstaje na samym początku. Dopiero po przesłaniu go do klienta oraz akceptacji z jego strony można przejść do tworzenia umowy rezerwacyjnej.

Kierując firmą deweloperską i organizując obieg dokumentów w nowoczesny sposób, z pewnością docenisz:

• możliwość wprowadzenia standardów dotyczących procedur – dzięki temu każdy pracownik w firmie biorący udział w procesie sprzedaży mieszkań, niezależnie od zakresu obowiązków, będzie wiedział, co ma robić bez konieczności konsultacji z menadżerem;
• dostępność dokumentacji – każda z osób uczestniczących w transakcji powinna mieć do niej wgląd bez ograniczeń;
• obniżone ryzyko błędów ludzkich – jeśli zautomatyzujesz proces sprzedaży tam, gdzie to możliwe, ryzyko pomyłki będzie znacznie mniejsze;
• większe bezpieczeństwo procesu sprzedaży – decydując się na oprogramowanie dla firm deweloperskich, czyli elektroniczne narzędzia do usprawniania obiegu dokumentów, zwiększysz ochronę wrażliwych danych;
• redukcję kosztów operacyjnych sprzedaży – służą temu automatyzacja i digitalizowanie dokumentacji;
• większą produktywność pracy – sprawny obieg dokumentów w dziale sprzedaży automatycznie poprawi tempo pracy w całej firmie.

Obieg dokumentów w dziale sprzedaży mieszkań – możliwe usprawnienia

Jeśli masz wątpliwości co do systemu zarządzania dokumentami przy sprzedaży mieszkań w swojej firmie, nie wahaj się automatyzacji i korzystania z nowoczesnych narzędzi. Jednym z nich jest specjalne oprogramowanie dla firm deweloperskich Develogic. Podobnie działa także narzędzie pozwalające kontrolować obieg dokumentów w firmie budowlanej. Jak wdrożyć takie rozwiązania? Zanim zaczniesz, ustal, z jakimi dokumentami masz do czynienia i które z nich są kluczowe w procesie sprzedaży. Na tej podstawie dobierz funkcjonalności, których potrzebujesz.

Dlaczego warto zainwestować w system CRM? Takie narzędzia są niezwykle istotne dla zachowania ciągłości pracy i wykorzystania pełni możliwości przedsiębiorstwa.

Nowoczesne oprogramowanie dla firm deweloperskich czy branży budowlanej Develogic zapewnia szereg funkcji przydatnych w codziennej pracy z dokumentacją branżową. Oprogramowanie dla deweloperów Develogic pozwoli Ci na:

• szybkie rozliczanie faktur kontrahentów,
• kontrolę całego procesu sprzedaży (dzięki raportom),
• bieżącą komunikację z klientem (na przykład o postępach prac w inwestycji),
• monitorowanie stanu spłaty nieruchomości,
• sprawne przekazywanie dokumentów (prospektu czy projektów umów) klientowi,
• zarządzanie bazą klientów i danymi kontaktowymi na każdym etapie sprzedaży i po jej zakończeniu (obsługa posprzedażowa).

Co zyskujesz, wdrażając elektroniczny obieg dokumentów w dziale sprzedaży?

W złożonym procesie sprzedaży mieszkań liczy się przede wszystkim pełna kontrola nad dokumentacją na każdym jej etapie – od nawiązania kontaktu z klientem aż po ostateczne przekazanie lokalu i podpisanie umowy.

Inwestując w oprogramowanie dla deweloperów Develogic, możesz przeprowadzić w firmie małą rewolucję. Obieg dokumentacji w formie cyfrowej usprawnia przetwarzanie istotnych danych i minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów. Poza tym jest to rozwiązanie wpisujące się w ideę proekologicznego biznesu. Wdrażając CRM i elektroniczny obieg dokumentów, minimalizujesz nie tylko niedociągnięcia w procesie sprzedaży, lecz także negatywny wpływ działalności człowieka na planetę.

Niezbędną dokumentację możesz szybko przekazać online, zamiast tracić czas na ręczne skanowanie, kopiowanie i tradycyjną wysyłkę. Oprogramowanie dla firm deweloperskich to zatem również odczuwalna oszczędność czasu i nakładów pracy w przedsiębiorstwie.

Zobacz, jak nowoczesna technologia może usprawnić zarządzanie firmą na każdym obszarze – skontaktuj się z nami i zacznij od systematyzacji pracy z dokumentami!