Jak wyliczyć rentowność projektów budowlanych?

09 Paź Jak wyliczyć rentowność projektów budowlanych?

Jeśli inwestycja ma zostać zrealizowana z sukcesem, trzeba trafnie ocenić jej rentowność. Tymczasem wiele firm wciąż niedokładnie szacuje przyszłe zyski, w efekcie czego ponosi nieprzewidziane koszty i traci płynność finansową. Dowiedz się, jak dokładnie obliczyć rentowność budowy, by podejmować lepsze decyzje i uniknąć finansowych pułapek.

Dlaczego wstępne szacunki często się nie sprawdzają?

Każdy projekt budowlany zaczyna się od obiecującej wizji i założeń, które solidnie wyglądają tylko na papierze, bo rzeczywistość szybko je weryfikuje. Inwestorzy i wykonawcy często wpadają w tę samą pułapkę: faktyczne koszty rosną, a zysk z projektu topnieje z każdym miesiącem. Dzieje się tak, ponieważ ręczne prognozowanie w tak dynamicznym środowisku jest obarczone ogromnym ryzykiem błędu.

Problemy biorą się ze zmienności zbyt wielu czynników takich jak m.in.: 

• ceny materiałów budowlanych, które potrafią rosnąć z tygodnia na tydzień i nigdy nie ma pewności, czy uda się znaleźć wykwalifikowane ekipy;
• prace opóźniają się przez pogodę;
• procedury administracyjne ciągną się w nieskończoność; 
• pojawiają się nieoczekiwane przeszkody na placu budowy.

Każda taka sytuacja generuje dodatkowe koszty, których często nikt wcześniej nie uwzględnił. Tradycyjne metody bazujące na arkuszach kalkulacyjnych nie nadążają za tymi zmianami, więc dane finansowe stają się nieaktualne, zanim ktokolwiek zdąży je przeanalizować.

Jak poprawnie przygotować się do obliczeń?

Budżet należy planować krok po kroku – to najlepszy sposób, by uniknąć błędów w szacunkach. Zamiast bazować na ogólnikach, trzeba dokładnie określić dwie strony równania: przychody i koszty. To na nich opiera się cała analiza i dopiero po ich zdefiniowaniu można przejść do dalszych kroków. Zacznij od tego, by szczegółowo wypisać wszystkie możliwe koszty. Podziel je na dwie główne kategorie.

Pierwsza to koszty bezpośrednie, czyli te, które wiążą się z samymi pracami: zakup materiałów, wynagrodzenia pracowników fizycznych, wynajem sprzętu czy opłaty dla podwykonawców. Druga kategoria to koszty pośrednie, o których często się zapomina. Zaliczają się do nich wydatki na biuro, marketing i sprzedaż, ubezpieczenia, podatki czy pensje kadry zarządzającej. Rzetelne zsumowanie wydatków z obu grup pozwala lepiej zobaczyć wszystkie możliwe wydatki.

Prognozując przychody, trzeba bazować na analizie rynku, a nie na myśleniu życzeniowym. Warto przygotować różne scenariusze – od optymistycznego po pesymistyczny, bo tylko wtedy będzie się gotowym na każdą sytuację rynkową. Dopiero mając solidne dane o kosztach oraz przychodach, można zacząć faktycznie zarządzać finansami projektu.

Od budżetu do bieżącej kontroli – rentowność budowy

Nawet jeśli spiszesz wszystkie koszty i przychody, to dopiero początek procesu kontroli wydatków. Wyzwanie polega na śledzeniu ich na bieżąco i reagowaniu, gdy odbiegają od planu. Ręczne aktualizowanie danych w arkuszach jest nieefektywne i łatwo wtedy o błąd, który może zaważyć na losach inwestycji. Dlatego firmy, które chcą w pełni kontrolować finanse projektu, sięgają po specjalne narzędzia.

Nowoczesne oprogramowanie dla deweloperów Develogic pozwala zautomatyzować ten proces. Zamiast ręcznie wprowadzać dane z faktur czy umów, można zintegrować system z księgowością i innymi działami firmy. Dzięki temu wszystkie informacje o wydatkach i wpływach trafiają w jedno miejsce. Pozwala to na bieżąco porównywać stan faktyczny z założonym budżetem i natychmiast wychwycić obszary, w których pojawiają się problemy.

Aby efektywnie zarządzać budżetem w takim systemie, wystarczy:

• stworzyć szczegółowy harmonogram rzeczowo-finansowy;
• na bieżąco rejestrować wszystkie koszty i przypisywać je do odpowiednich kategorii;
• automatycznie generować raporty, które porównują plan z wykonaniem;
• analizować odchylenia i reagować, zanim problemy urosną.

W ten sposób firma może zapobiegać problemom, a nie tylko na nie reagować.

Jak program do zarządzania budową pomaga więcej zarabiać?

Program do zarządzania budową daje menedżerom wgląd w finanse projektu w czasie rzeczywistym. Dzięki raportom i kokpitom menedżerskim dostępnym w systemie Develogic w każdej chwili mają wgląd w aktualny stan finansów, więc mogą szybko reagować – renegocjować umowę z dostawcą czy szukać oszczędności gdzie indziej, zanim strata stanie się faktem. Nie muszą więc czekać do końca miesiąca na raporty z księgowości, by dowiedzieć się, że przekroczyli budżet na danym etapie prac.

Program do prowadzenia budżetu firmy usprawnia również procesy w całej organizacji. To dlatego, że wszystkie informacje (od faktur po umowy) trafiają do jednej bazy danych. Gdy dane nie są już rozproszone w różnych działach, można zautomatyzować powtarzalne zadania, np. rozliczanie umów, by odciążyć pracowników. Wspólna baza danych ułatwia też współpracę między wszystkimi zaangażowanymi – od przygotowania inwestycji przez sprzedaż aż po obsługę posprzedażową.

Wykorzystaj dane, by podnieść rentowność projektów budowlanych

To, czy prognozy w przyszłości będą dokładniejsze, zależy od twardych danych z zakończonych projektów: faktycznych kosztów materiałów, wydajności ekip i realnego czasu trwania prac.

Systemy przeznaczone do ogólnego zarządzania firmą budowlaną pozwalają na więcej niż analiza pojedynczego przypadku – integrują dane z wielu projektów w jednym miejscu. Dzięki temu zarząd może analizować, ile zarabia na całym portfelu inwestycji. Narzędzie od Develogic pozwala generować raporty i analizy, które pokazują, jakie typy projektów przynoszą największe zyski, gdzie firma regularnie przepłaca lub którym podwykonawcom warto ufać. Ułatwia to podejmowanie strategicznych decyzji o tym, jak rozwijać firmę.

Gdy korzystasz ze zintegrowanego systemu, księgowość firmy budowlanej staje się źródłem danych, które pomagają przygotować dokładniejsze budżety przyszłych inwestycji. Zaczynasz wtedy podejmować decyzje na podstawie twardych danych z poprzednich realizacji. Właśnie to odróżnia przedsiębiorstwa, które stabilnie rosną, od tych, które przy każdym projekcie ryzykują ponownie.

By dokładnie obliczyć rentowność budowy, trzeba podejść do tego krok po kroku i użyć właściwych narzędzi. Wdrożenie oprogramowania dla deweloperów Develogic pomaga przejąć kontrolę nad finansami i budować długoterminową przewagę na rynku. Skontaktuj się z nami, a pokażemy Ci, jak to działa w praktyce.