Jak usprawnić współpracę działu księgowości i działu zakupów lub magazynu?

21 Sie Jak usprawnić współpracę działu księgowości i działu zakupów lub magazynu?

W branży budowlanej księgowość jest jednym z działów, które decydują o powodzeniu realizowanych projektów. To właśnie ten dział umożliwia między innymi zakup materiałów budowlanych przez inne komórki w firmie. Do jego zadań należy także ogólne zarządzanie budżetem projektów. To wystarczające powody, aby mieć pewność, że warto wdrożyć w swoim biznesie nowoczesne systemy do integracji z księgowością. Czym są i jak działają? Dowiedz się więcej!

Czym zajmuje się dział księgowości w branży budowlanej?

Księgowość w branży budowlanej pełni taką samą funkcję jak w każdym innym biznesie – jego zadanie polega na zarządzaniu finansami firmy. Organizacja pracy w tym dziale zależy natomiast od konkretnej branży. To samo dotyczy szczegółowych zadań, przed jakimi stają specjaliści zatrudnieni w księgowości. W przypadku księgowości firmie budowlanej lub deweloperskiej do obowiązków pracowników należą:

• monitorowanie kosztów budowy,
• realizacja płatności między firmą a klientami,
• zarządzanie listą płac (wynagrodzenia dla pracowników, opłacanie składek czy podatków),
• zarządzanie budżetem projektu,
• tworzenie sprawozdań finansowych,
• zarządzanie środkami trwałymi przedsiębiorstwa,
• realizacja kontroli finansowych, wykrywanie błędów i nieścisłości,
• ewidencjonowanie zaliczek, faktur itp.

Te zadania łączą się jednocześnie z obowiązkami pracowników podlegających pod inne komórki firmy, takie jak dział zakupów czy magazyn. Właśnie dlatego tak istotna jest integracja danych pomiędzy nimi.

Zadania działu zakupów w branży budowlanej

W strukturze firmy dział zakupów zajmuje ważne miejsce. Bierze udział w procesie przepływu surowców czy towarów, a także zlecaniu usług realizowanych na rzecz przedsiębiorstwa. W przypadku branży budowlanej ta komórka decyduje o operacyjności firmy. Do obowiązków działu zakupu należą między innymi:

• wybór dostawców – ich poszukiwanie i ocena, a także weryfikacja konkurencji,
• analiza potrzeb zakupowych firmy,
• kontrola dostaw – zwłaszcza pod względem terminowości i zawartości,
• negocjowanie warunków współpracy i podpisywanie umów,
• składanie zamówień,
• kontakt z dostawcami – utrzymywanie dobrych relacji dla zachowania ciągłości dostaw,
• zarządzanie ryzykiem związanym z dostawcami – zapobieganie przerwom w dostawach, niedotrzymywaniu terminów itp.,
• kontrola budżetu – wydatki powinny być zgodne z planem,
• zarządzanie dokumentacją zakupową.

Aby firma budowlana mogła realizować swoje zadania, musi zostać odpowiednio zaopatrzona. Właśnie w tym miejscu nawiązuje się ścisła współpraca działu magazynu czy zakupów z działem księgowości. Komórki te konsultują się już na etapie planowania inwestycji, a potem na każdym kolejnym kroku. Na szczęście nowoczesne systemy do integracji z księgowością, takie jak narzędzia oferowane przez Develogic, pozwalają na sprawny przepływ informacji i wspólne opracowywanie strategii realizacji danego projektu.

Jak ułatwić integrację danych pomiędzy działem księgowości a działem zakupów?

Sukces w realizacji inwestycji wiąże się nie tylko z kontrolą samego projektu, lecz także sprawną komunikacją i obiegiem informacji w firmie budowlanej. Miłym „skutkiem ubocznym” jest przy okazji optymalizacja pracy księgowości i magazynu.

Wiele obszarów tej współpracy można zautomatyzować, między innymi poprzez wdrożenie oprogramowania dla budownictwa do wspólnego zarządzania projektami. W praktyce pracownik z działu księgowości może wchodzić w bezpośredni kontakt z przedstawicielem działu handlowego, aby dopracować szczegóły dotyczące na przykład większego zamówienia na materiały. Systemy do integracji z księgowością Develogic pozwalają ponadto na:

• sprawny obieg dokumentów i wymianę informacji między działami,
• zarządzanie decyzjami zakupowymi,
• zarządzanie innymi decyzjami administracyjnymi,
• rozliczanie projektów,
• kontrolę nad fakturami i płatnościami,
• wgląd w listę klientów i kontrahentów,
• rozliczanie delegacji czy zaliczek.

Wszystkie te funkcjonalności wpływają pozytywnie na ogólne zarządzanie firmą.

O czym jeszcze pamiętać, integrując pracę kilku działów?

Aby zintegrować ze sobą pracę kilku działów, musisz wziąć pod uwagę potrzeby i oczekiwania każdego z nich, a także różnice w specyfice ich działania. Oto kilka wskazówek, dzięki którym nie zapomnisz o najważniejszym:

1. W integrację powinni być zaangażowani wszyscy pracownicy z poszczególnych jednostek.
2. Weź pod uwagę zakres obowiązków w każdym z działów i uwzględnij kulturę zdrowej rywalizacji.
3. Jasno wyraź oczekiwania wobec działów i zadbaj o kanały skutecznej komunikacji.
4. Wybierz oprogramowanie dla budownictwa, które usprawni obieg dokumentów.

Jeśli chcesz poprawić wydajność swojej firmy, podejdź do tego zadania kompleksowo. Pomogą Ci w tym elektroniczne narzędzia do zarządzania. Oprogramowanie Develogic ułatwi współpracę międzydziałową i przysłuży się do poprawy wydajności organizacji. Chcesz wiedzieć więcej? Skontaktuj się z nami i omów szczegóły!