Jak monitorować plan budżetowy – umowy, protokoły i faktury. - Develogic
2357
post-template-default,single,single-post,postid-2357,single-format-standard,ajax_fade,page_not_loaded,,qode_grid_1400,footer_responsive_adv,hide_top_bar_on_mobile_header,qode-child-theme-ver-1.0.0,qode-theme-ver-17.2,qode-theme-bridge,qode_header_in_grid,wpb-js-composer js-comp-ver-5.6,vc_responsive,cookies-not-set
 

Jak monitorować plan budżetowy – umowy, protokoły i faktury.

Jak monitorować plan budżetowy – umowy, protokoły i faktury.

Tworzenie planu budżetowego to praktyka, która pomaga w lepszej organizacji pracy firmy. Zaplanowanie wydatków i przychodów jest niezbędne, by móc sprawować kontrolę nad prawidłowym przebiegiem inwestycji i ich finansowaniem. Pomaga określić cele biznesowe i sposoby ich osiągnięcia. Minimalizuje także ryzyko nietrafionych posunięć. Jak monitorować plan budżetowy, aby robić to skutecznie? Jakich narzędzi warto użyć?

Czym jest budżet firmy?

W dosłownym rozumieniu budżet firmy to dokument tworzony po to, aby określić przepływy finansowe w organizacji. Zawiera informacje na temat tego, ile firma może wydać, w jakim okresie może to zrobić i na co przeznaczy swoje środki.

W praktyce plan budżetowy jest narzędziem służącym do planowania, które pozwala sprawować kontrolę nad wydatkami. Jego tworzenie nie jest domeną wyłącznie największych graczy na rynku. Każda firma ma swój budżet i każda powinna nad nim czuwać, aby osiągać zyski i robić to zgodnie z zaplanowaną strategią.

Nie da się ukryć, że planowanie budżetu nie jest łatwe. Trudność może także sprawiać jego monitorowanie. W końcu nie wystarczy opracować założeń, które pozostaną w warstwie teoretycznej. Konieczne jest ich wdrożenie w życie oraz stała kontrola nad tym, czy firma działa zgodnie z przyjętym planem budżetowym.

Wśród setek faktur, raportów czy protokołów bardzo łatwo stracić z pola widzenia główne założenia. Właśnie dlatego warto korzystać z profesjonalnych narzędzi, które usprawnią zarządzanie finansami organizacji.

Mogą to być programy takie jak Ogólne zarządzanie firmą od Develogic, które zostały stworzone z myślą o potrzebach branży budowlanej. Dzięki nim wszystkie dokumenty, dane i ważne terminy będą pod kontrolą. Poprawi się przepływ informacji pomiędzy działami, a w konsekwencji firma będzie działać wydajniej i sprawniej.

Jak zaplanować budżet firmy?

Przy planowaniu budżetu kluczowy jest dostęp do danych, które pozwolą oszacować go z maksymalną precyzją. Warto więc rozpocząć od analizy finansowej poprzednich okresów. Wskaże ona, na co wydano najwięcej środków i jakie kategorie wydatków dominowały w zestawieniu.

Następnym krokiem powinno być stworzenie listy kosztów, które są kluczowe z punktu widzenia funkcjonowania firmy. Trzeba także założyć wystąpienie ewentualnych trudności, na przykład utratę ważnego kontrahenta czy podwyżkę cen materiałów. Planowanie budżetu nie może zakładać wyłącznie najbardziej optymistycznych scenariuszy. Dzięki temu można uzyskać większą elastyczność w realizacji naszych planów.

Konieczne jest także wyznaczenie celów budżetowych. Jest to niezbędne, aby móc prawidłowo monitorować sytuację i na bieżąco oceniać, czy podejmowane działania przynoszą rezultaty w przyjętych ramach czasowych.

Organizując finanse firmy, warto korzystać z narzędzi, które to ułatwią. Mogą to być programy przeznaczone typowo do zarządzania budżetem lub pozwalające na całościowy wgląd w wielu różnych obszarów. Budżet nie jest przecież oderwany od pozostałej działalności firmy, a stanowi jej integralną, a do tego bardzo istotną część. Przydatne mogą się okazać narzędzia typuZarządzanie ogólne firmą, które oferują wiele różnych funkcji i są zaprojektowane z myślą o branży budowlanej.

Zasady planowania budżetu inwestycji

Tworzenie budżetu inwestycji budowlanych jest skomplikowanym procesem, w którym obowiązuje kilka ważnych zasad. Warto pamiętać o poniższych aspektach, aby monitorowanie założeń finansowych odbywało się z korzyścią dla firmy.

  • Wielowariantowość budżetu – każda z przyjętych wersji może mieć inną wartość nakładów inwestycyjnych, kredytów i pożyczek czy szacowanych korzyści.
  • Uwzględnienie „czarnych scenariuszy” – nie zawsze wszystko idzie zgodnie z planem, szczególnie w branży budowlanej, na którą ma wpływ wiele różnych czynników (inflacja, decyzje polityczne, sytuacja gospodarcza).
  • Analiza i podejmowanie decyzji inwestycyjnych na podstawie przepływów gotówkowych związanych z konkretnym projektem – aby monitorowanie budżetu było skuteczne, należy brać pod uwagę te zyski, które generuje dana inwestycja. Dzięki temu można ocenić jej opłacalność.
  • Szacowanie przepływów w okresie miesiąca lub najwyżej kwartału – sytuacja w branży budowlanej zmienia się szybko, dlatego nie można tworzyć szacunków zbyt daleko do przodu.

Warto także unikać najbardziej typowych błędów podczas monitorowania budżetu. Podstawowym jest niedostateczne planowanie wydatków oraz brak uwzględnienia potencjalnych ryzyk (np. wprowadzenia przez rząd nowego programu, który osłabi popyt na nieruchomości w danym okresie).

Drugim popularnym błędem jest niedostateczne monitorowanie postępów w realizacji budżetu. Nie można zakładać, że wszystko odbywa się zgodnie z planem, jeśli nie dokonało się rzetelnej analizy.

Kolejnym błędem może być brak rzetelności w prowadzeniu dokumentacji. Każda inwestycja generuje setki faktur, protokołów i innych ważnych dokumentów. Każdy z nich musi mieć swoje miejsce oraz umożliwiać do niego wgląd, jeśli zajdzie taka potrzeba. W dużych organizacjach, które prowadzą kilka budów jednocześnie lub mają kilkadziesiąt lokali na wynajem, jest to szczególnie istotne. Dlatego warto sięgać po narzędzia, które sprzyjają dobrej organizacji.

Jak monitorować plan budżetowy?

Pomoże w tym program, który jest dopasowany do charakteru działalności danej firmy. Szczególnie polecane są narzędzia służące do zarządzania całą organizacją, czyli:

  • dokumentacją,
  • księgowością,
  • sekretariatem,
  • delegacjami i zaliczkami,
  • urlopami pracowników i innymi sprawami kadrowymi.

Takie systemy można zintegrować z programami finansowo-księgowymi (ERP). Dzięki temu każdy dział pracuje sprawnie i może na bieżąco przekazywać informacje do innych zespołów firmy. Każdy dokument, niezależnie od tego, czy dotyczy kosztów zakupu materiałów, czy delegacji pracownika, znajduje się w odpowiednim miejscu i można w każdej chwili go wykorzystać. To zdecydowanie usprawnia monitorowanie budżetu i daje większą kontrolę nad finansami całej organizacji.

No Comments

Sorry, the comment form is closed at this time.