Jak prawidłowo przygotowano firmy budowlane i deweloperskie na wdrożenie KSEF?

17 Cze Jak prawidłowo przygotowano firmy budowlane i deweloperskie na wdrożenie KSEF?

KSEF, czyli Krajowy System e-Faktur, stał się obowiązkowy od 1 lutego lub 1 kwietnia 2026 roku. Z tego powodu firmy z wielu branż musiały odpowiednio przygotować się na jego wdrożenie. Jak zrobiono to poprawnie w przedsiębiorstwach budowlanych i deweloperskich? Dowiedz się, jak wdrożono KSEF w swojej firmie!

Czym jest KSEF?

KSEF to nowoczesny system, którego celem jest wyeliminowanie faktur w ich dotychczasowej formie. Od momentu wdrożenia tego rozwiązania są one ujednolicane zgodnie z najnowszym standardem. Firmy musiały więc przygotować się do zmiany systemu księgowania i do obowiązku wystawiania nowych faktur ustrukturyzowanych w wersji elektronicznej.

System KSEF automatycznie sprawdza, czy faktura jest zgodna ze standardem. Jeśli spełnia ona wymagania, zostaje jej nadany unikalny numer. Wówczas wystawca otrzymuje urzędowe potwierdzenie odbioru dokumentu, a odbiorca faktury – dostęp do jej treści poprzez uwierzytelnienie się w KSEF. System ten jest w pełni elektroniczny, co wymusza na przedsiębiorcach konieczność wystawiania dokumentów w odpowiednim standardzie.

Przed 1 lutego lub 1 kwietnia 2026 roku wystawianie faktur zgodnych z nowymi wymogami było dobrowolne. Po tej dacie taki obowiązek dotyczy wszystkich przedsiębiorców. Zgodnie z nowymi przepisami do systemu KSEF muszą trafić wszystkie faktury występujące w obrocie gospodarczym.

Faktury ustrukturyzowane muszą wystawiać podmioty:

• zarejestrowane jako czynni podatnicy podatku VAT,
• zwolnione z podatku VAT,
• zidentyfikowane w Polsce do szczególnej procedury OSS, z polskim identyfikatorem podatkowym NIP.

Kogo nie dotyczy system KSEF?

System KSEF nie dotyczy wszystkich. Z obowiązku zgłaszania faktur są zwolnione podmioty, które:

• nie mają siedziby działalności gospodarczej i stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce;
• nie mają siedziby na terytorium kraju, ale mają tam stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Nie może ono jednak uczestniczyć w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
• korzystają z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9;
• wystawiają faktury na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej.

Ministerstwo Finansów pozwala jednak na dobrowolne wystawianie faktur w KSEF dla osób prywatnych. Takie dokumenty muszą być oznaczone kodem QR, który umożliwia anonimowy dostęp do faktury w Aplikacji Podatnika KSEF.

System KSEF – od kiedy?

Wówczas mówiono o dwóch datach, od których miał obowiązywać nowy system KSEF. Kiedy jego wdrożenie dotknęło przedsiębiorców? W przypadku firm o przychodach ponad 200 milionów złotych rocznie był to 1 lutego 2026 roku. Pozostałe przedsiębiorstwa mogły wdrożyć system dwa miesiące później – do 1 kwietnia 2026 roku.

Warto jednak pamiętać, że planowana data wdrożenia KSEF zmieniała się już kilkukrotnie. Prace nad nowymi wymogami intensywnie toczyły się już w 2022 roku. Mogło się więc okazać, że bliżej 2026 roku data została ponownie zmieniona. Warto było śledzić komunikaty Ministerstwa Finansów, a dopóki nie było pewności, że termin ten faktycznie się przesunie, należało zacząć przygotowywać się do zmian.

Przygotowanie wewnętrznego obiegu dokumentów

W celu przygotowania się do wdrożenia KSEF w pierwszej kolejności należało zająć się wewnętrznym obiegiem dokumentów księgowych i procesem fakturowania. Wskazane było:

• określenie osób odpowiedzialnych za fakturowanie i pracowników, którzy mieli potrzebować dostępu do systemu KSEF – w każdej firmie miały to być zupełnie inne osoby. W niektórych miejscach za obsługę odpowiadali jedynie księgowi, a w innych również pracownicy działu sprzedaży;
• określenie liczby faktur wystawianych w ciągu miesiąca, kwartału i roku;
• ujednolicenie danych, które miały być wprowadzane do faktur ustrukturyzowanych – zgodnie z nowymi wytycznymi w fakturach miały znajdować się pola obowiązkowe i opcjonalne. W przypadku tych drugich duże znaczenie miała specyfika działalności firmy oraz uzgodnienia z partnerami biznesowymi;
• określenie typu transakcji, w związku z którymi miały być wystawiane faktury;
• określenie liczby faktur korygujących.

Na podstawie zebranych informacji można było szybko wyznaczyć pola, które miały wymagać szczególnych modyfikacji. Kolejnym krokiem było rozpoczęcie zmian technicznych. Nowy system wymagał bowiem dostosowania oprogramowania aktualnie używanego w przedsiębiorstwie.

Przygotowanie systemów do obsługi KSEF

W każdej firmie korzystano z nieco innych systemów do wystawiania faktur, ale wszystkie musiały zostać dostosowane do nowych zasad KSEF. Ten krok często wymagał zaangażowania pracowników działu IT. Musieli oni nadać odpowiednie uprawnienia poszczególnym pracownikom. Ich zadaniem było również zagwarantowanie, że wprowadzenie nowego systemu KSEF nie doprowadzi do problemów z wykonywaniem innych czynności administracyjno-księgowych.

W trakcie wdrażania KSEF sprawdzano również, czy aktualnie używane programy spełniały wymagania Ministerstwa Finansów dotyczące e-faktur. Czasem konieczna mogła okazać się całkowita zmiana wykorzystywanego oprogramowania.

Szkolenia pracowników w związku z wdrożeniem KSEF

Wdrożenie KSEF było dużym wydarzeniem dla pracowników firmy budowlanej lub deweloperskiej. Musieli oni przejść szkolenia, w trakcie których nauczyli się poprawnego korzystania z oprogramowania oraz poznali wymagania związane z nową ustawą.

W trakcie szkoleń często korzystano z testowych wersji oprogramowania. Pozwalały one na przyzwyczajenie pracowników do używania nowego systemu bez realnych konsekwencji. Umożliwiały wypełnianie faktur zgodnie z nowym standardem, jednak nie były one wysyłane do klienta czy zapisywane w wewnętrznym programie.

Dlaczego szkolenia pracowników z zakresu KSEF były tak ważne?

• Szkolenia zapewniały, że pracownicy byli na bieżąco z przepisami prawa podatkowego, co pozwalało uniknąć kar za nieprawidłowe wystawianie faktur.
• Przeszkoleni pracownicy lepiej rozumieli procesy związane z wystawianiem, odbieraniem i archiwizowaniem e-faktur. Przyspieszało to procesy i redukowało liczbę błędów.
• Szkolenia mogły obejmować wykorzystanie narzędzi i oprogramowania do automatyzacji procesów fakturowania, co zwiększało efektywność pracy w firmie.
• Pracownicy, którzy przeszli odpowiednie szkolenia, byli bardziej świadomi typowych błędów, które mogły wystąpić przy wystawianiu e-faktur. Takie osoby wiedziały, jak ich unikać.
• Szkolenia uczyły pracowników, jak prawidłowo archiwizować e-faktury zgodnie z wymogami prawnymi, co ułatwiało audyty i kontrole.
• Dzięki szkoleniom pracownicy wiedzieli, jak korzystać z systemu KSEF do szybkiego wyszukiwania i przetwarzania dokumentów. Takie rozwiązanie zwiększało efektywność operacyjną.
• Przeszkoleni pracownicy lepiej współpracowali z działami finansowymi, księgowymi i IT, co przyczyniało się do sprawniejszej realizacji procesów fakturowania.
• Szkolenia obejmowały również aspekty bezpieczeństwa, takie jak zabezpieczanie danych i ochrona przed cyberzagrożeniami. Dzięki temu można było zapobiegać utracie ważnych informacji umieszczonych w fakturach.

Ważne było, by szkolenia były prowadzone przez osoby, które doskonale znały wymagania systemu KSEF. Mogli to być pracownicy firmy budowlanej lub deweloperskiej bądź zewnętrzni specjaliści.

Obowiązkowy KSEF a kary

Każda firma ma obowiązek dostosowania się do nowego systemu KSEF. Niespełnienie wymagań niesie za sobą wiele poważnych konsekwencji. Na kary są narażone firmy, które:

• kontynuują wystawianie faktur poza KSEF,
• wystawią fakture niezgodną z aktualnie obowiązującym wzorem,
• prześlą do KSEF fakturę, w której został pominięty podatek,
• nie prześlą faktury do KSEF w odpowiednim terminie.

Jeśli takie praktyki zostaną wykryte, na przedsiębiorcę zostaną nałożone kary. Wynoszą one do 100% podatku wskazanego w fakturze, która nie spełnia wymagań.

Istnieją jednak wyjątki od tej zasady. Za niewysłanie faktury nie zostaną ukarani przedsiębiorcy, którzy borykają się z awarią systemu księgowego używanego w firmie. Jest tak również w sytuacji, gdy dojdzie do niesprawności ogólnego systemu KSEF. Po naprawie usterki trzeba jednak wysłać fakturę w ciągu 7 dni.

Jeśli awaria dotyczy wewnętrznego systemu firmowego, fakturę będzie można wystawić poza KSEF. Po naprawie należy jednak przekazać ją do odpowiedniego organu w ciągu jednego dnia roboczego.

Wymagania dotyczące nowych faktur online

Nowe faktury online zgodne z systemem KSEF muszą spełniać kilka wymagań:

• mieć formę faktury ustrukturyzowanej zapisanej w formacie xml,
• zawierać informacje na temat daty sprzedaży i wystawienia dokumentu, kwoty należności oraz kontrahentów,
• składać się z trzech rodzajów pól – obligatoryjnych, opcjonalnych i fakultatywnych,
• być zgodne ze wzorem struktury logicznej opublikowanej w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych.

Nowoczesne oprogramowanie kompatybilne z KSEF

W firmach budowlanych i deweloperskich stawia się na nowoczesne oprogramowanie typu CRM, które pozwala na zarządzanie wszystkimi operacjami i dokumentami w jednym miejscu. Jeśli jeszcze nie korzystasz z takich systemów, warto się na to zdecydować. Wybierz taki program, który nie tylko umożliwi lepsze planowanie kolejnych kroków, lecz także będzie zgodny z nowymi wymogami KSEF.

Współczesne programy do obsługi firm budowlanych i deweloperskich pozwalają na wystawianie faktur i gromadzenie ich w systemie. Powinny też umożliwiać automatyczne wysyłanie takich dokumentów do KSEF. Dzięki nim nie ma konieczności korzystania z dwóch osobnych programów.

Nasze systemy CRM dla firm deweloperskich i budowlanych są zgodne z nowymi wymogami. Umożliwiają one szybkie wdrożenie rozwiązań, które sprawią, że faktury wystawiane przez Twoje przedsiębiorstwo będą zgodne z nowymi wymogami. Programy te pozwalają również na jeszcze efektywniejsze zarządzanie kolejnymi inwestycjami, dokumentami pracowniczymi, budżetem i przydzielaniem zadań.

Zachęcamy do kontaktu i sprawdzenia naszych systemów CRM dla budownictwa, które można dostosować do specyfiki każdej firmy.