Dlaczego potrzebujesz dobrego budżetu budowy?

21 Paź Dlaczego potrzebujesz dobrego budżetu budowy?

Bez bieżącej kontroli finansów na budowie trudno mówić o zyskach, ponieważ to właśnie nieprzewidziane koszty najczęściej wymykają się spod kontroli. Rzetelnie przygotowany budżet pozwala nad nimi zapanować i podejmować trafne decyzje, zanim będzie za późno. Zobacz, jak go przygotować i prowadzić tak, by wspierać planowanie inwestycji.

Dlaczego wstępny kosztorys to za mało?

Wstępny kosztorys i harmonogram niezbyt często pokrywają się z ostatecznym wynikiem. Na placu budowy szybko pojawiają się nieprzewidziane wydatki, ceny materiałów rosną z powodu inflacji lub problemów z dostępnością materiałów, a podwykonawcy zgłaszają konieczność wykonania dodatkowych prac, które nie zostały dostatecznie określone w umowie. Bez systemu, który pozwala na bieżąco śledzić te zmiany, firma traci orientację, a pierwotnie zakładany zysk topnieje z każdym dniem.

Problem nie leży w samym fakcie pojawiania się odchyleń, bo te są nieuniknione na każdym placu budowy. Gorzej, jeśli dowiadujesz się o nich dużo później – wtedy, gdy na reakcję jest już za późno, a dziurę w budżecie trzeba łatać z własnej marży.

Właśnie dlatego dobry budżet trzeba stale aktualizować. Wówczas na bieżąco będzie odzwierciedlać realny stan finansów projektu, więc pozwoli od razu porównać założenia z rzeczywistością. Dzięki temu można podejmować świadome decyzje – na przykład renegocjować umowę z dostawcą lub poszukać oszczędności w innym obszarze, by zrekompensować nieoczekiwany wzrost kosztów.

Jak skutecznie planować inwestycje i monitorować koszty?

Przy złożonych projektach tradycyjny arkusz kalkulacyjny staje się niewydajny i podatny na wiele błędów. Ręczne wprowadzanie danych z setek faktur, a następnie porównywanie ich z umowami i kosztorysem, to strata czasu i ryzyko kosztownych pomyłek. Znacznie lepiej oprzeć planowanie i realizację inwestycji na zintegrowanym systemie, który automatyzuje obieg informacji. Nowoczesny program do budżetowania w firmie upraszcza ten proces, pobierając dane wprost z wprowadzanych dokumentów.

Jak skutecznie zarządzać budżetem kosztów budowy? 

• Zacznij od stworzenia budżetu inwestycji

Nie chodzi o ogólne kategorie, ale o rozbicie projektu na jak najmniejsze składniki: osobno prace ziemne, ławy fundamentowe, ściany, stropy, a nawet konkretne rodzaje materiałów i koszty robocizny dla każdego z nich. Im dokładniej rozpiszesz budżet na początku, tym łatwiej będzie Ci zapanować nad wydatkami na każdym etapie realizowania inwestycji. Do tego szybciej znajdziesz źródło problemów, zanim te urosną do poważnych kwot.

• Rejestruj koszty na bieżąco

Każda faktura, nawet za drobne zakupy, musi być od razu wprowadzona do systemu i przypisana do konkretnej pozycji w budżecie. Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której „zapomniane” dokumenty pojawią się po kilku tygodniach, burząc aktualny obraz finansów.

• Porównuj plan z wykonaniem

Dobry system robi porównanie automatycznie. Wystarczy jedno kliknięcie, by zobaczyć, że na przykład koszty stali zbrojeniowej przekroczyły plan o 10%, podczas gdy firma zaoszczędziła na chemii budowlanej. Pozwala to reagować natychmiast, a nie po zakończeniu całego etapu prac.

• Analizuj rentowność w czasie rzeczywistym

Zamiast czekać na końcowe rozliczenie, możesz na bieżąco śledzić prognozowaną marżę. Jeśli system pokazuje, że po wprowadzeniu ostatnich faktur rentowność projektu spadła z 15% do 12%, jest to sygnał alarmowy, by natychmiast szukać przyczyny.

Co możesz zyskać, monitorując koszty budowy na bieżąco?

Kontrolując koszty na bieżąco, otrzymujesz konkretne korzyści – przede wszystkim zyskujesz pełny wgląd w finanse. W każdej chwili wiesz, ile pieniędzy już wydano, na co dokładnie, ile jeszcze pozostało w budżecie na dane zadanie i jaki będzie przewidywany ostateczny koszt całej inwestycji. Dzięki temu możesz opierać decyzje na konkretach, a nie na intuicji czy ogólnych wrażeniach z placu budowy. Pozwala to także lepiej kontrolować płynność finansową firmy. Można efektywniej planować przepływy pieniędzy, ponieważ w systemie widać nadchodzące terminy płatności i da się je porównać z faktycznym stanem budżetu i harmonogramem prac.

Co więcej, szczegółowe raporty i kokpit menadżerski dostępne w narzędziu Develogic ułatwiają komunikację z bankami i inwestorami. To dlatego, że instytucje finansujące inwestycję cenią przejrzystość i chętniej uruchamiają kolejne transze kredytu, widząc szczegółowe raporty z postępu prac i kontroli nad wydatkami.

Uporządkowane finanse ułatwiają zarządzanie budżetem budowy. Jednym kliknięciem można z nich stworzyć czytelne i wolne od błędów zestawienie.

Jak dobre budżetowanie może usprawnić pracę całej organizacji?

Dobrze zarządzany budżet budowy usprawnia pracę zarówno działu finansowego i zarządu, jak i pozostałych zespołów. Kierownik budowy, mając dostęp do aktualnych danych o kosztach, może na przykład podjąć decyzję o wstrzymaniu mniej pilnych prac, by przekierować środki na nieprzewidziany, ale ważny wydatek. Z kolei dział zakupów widzi, które umowy z dostawcami niedługo się wyczerpią i może z wyprzedzeniem negocjować nowe, lepsze warunki, zamiast kupować materiały w ostatniej chwili po zawyżonej cenie.

Kierownik budowy zamówił materiały, o których dział księgowości nie ma pojęcia? Taka sytuacja często kończy się zablokowaniem płatności i niepotrzebnym przestojem na budowie. Gdy jednak wszyscy pracują na jednej, spójnej bazie danych, każdy widzi te same, aktualne informacje i nie ma miejsca na podobne nieporozumienia.

Program do prowadzenia budżetu firmy Develogic gromadzi też dane historyczne z zakończonych projektów. Przydaje się to przy planowaniu przyszłych inwestycji. Analizując faktyczne koszty poniesione na wcześniejszych budowach, można stworzyć o wiele dokładniejsze kosztorysy i unikać powtarzania tych samych błędów To z kolei pozwala składać konkurencyjne oferty w przetargach, z realną marżą i mniejszym ryzykiem finansowej wpadki. 

Przykład. Załóżmy, że analiza wykazała, że firma regularnie nie doszacowuje kosztów instalacji elektrycznych o 15%. Dzięki temu można ten fakt uwzględnić w kolejnych wycenach i stworzyć bardziej precyzyjny budżet. 

Dokładny monitoring kosztów dla deweloperów przydaje się nawet na etapie obsługi posprzedażowej. W razie zgłoszenia usterki system pozwala szybko sprawdzić, jakie materiały i technologie zastosowano w danym lokalu. Dzięki temu ekipa serwisowa od razu wie, jakich materiałów użyć i może szybciej usunąć usterkę. Pełna historia inwestycji dostępna w raportach historycznych pozwala budować wizerunek firmy, która nad wszystkim panuje. Jeśli chcesz zobaczyć, jak taki system może usprawnić Twoją pracę, skontaktuj się z nami i poznaj możliwości oprogramowania Develogic.