5 najczęstszych błędów podczas tworzenia budżetu budowy

09 Gru 5 najczęstszych błędów podczas tworzenia budżetu budowy

Przy planowaniu budowy przemyślane finanse to klucz do powodzenia inwestycji. Jeszcze na samym początku należy określić dostępny budżet, a wcześniej sporządzić listę przewidywanych wydatków. Znaczenie mają także harmonogramy płatności czy treści umów z podwykonawcami, a ostatecznie kluczowa jest opłacalność całego projektu, czyli stosunek nakładów środków do zysków. Jak zaplanować budżet budowy, aby nie tracić nad nim kontroli ani na chwilę? Oto kilka błędów, których lepiej unikać.

1. Harmonogramy płatności nieadekwatne do potrzeb budowy

Im większy będzie kontrakt na daną inwestycję, tym większego nakładu środków będzie ona wymagała. Organizacja budżetu budowy powinna przewidywać fakt, że poszczególni kontrahenci zapłacą np. za materiały niezbędne do realizacji planu, choćby w formie zaliczki. Jeśli zadbasz o to w umowie, zapewnisz swojej firmie płynność finansową, a kwestie ewentualnej niewypłacalności nie będą Twoim zmartwieniem.

Choć praktyka pokazuje, że najczęściej firma budowlana bierze na siebie większość kosztów związanych z realizacją budowy (związanych z nakładem pracy czy materiałami), niekorzystny harmonogram płatności może z czasem wpędzić w kłopoty i skończyć się nawet utratą dobrego imienia w oczach kontrahentów, a tym samym klientów.

Jak uniknąć takiej sytuacji? Przy każdym zleceniu, przy którym jest to możliwe, pobieraj zaliczki – choćby na zakup materiałów czy eksploatację sprzętu. Możesz pobierać całą należną sumę od klienta po zakończeniu całego projektu, ale równie dobrym, a przy tym bezpieczniejszym rozwiązaniem jest rozłożenie jej na kilka rat. Warto wykorzystać przy tym specjalny program do planowania budowy. Na podstawie kosztorysów z uwzględnieniem nakładów związanych z:

• robocizną,
• materiałami,
• sprzętem,
• kosztami podwykonawców,
• kosztami ogólnymi

stworzysz plan swoich wydatków i dzięki niemu realnie ocenisz opłacalność projektu. Następnie możesz zacząć tworzyć właściwy budżet budowy.

2. Nieuwzględnienie zmian rynkowych cen materiałów

Z każdym kolejnym rokiem wzrastają ceny działek budowlanych – jest to bardzo istotna tendencja. Jednak przy tworzeniu budżetu budowy zapomina się również o możliwych zmianach w zakresie cen samych materiałów. Choć co do zasady nie powinny tu zachodzić głębokie różnice (zazwyczaj wynoszą zaledwie kilka procent), w rzeczywistości zależy to od sytuacji ekonomicznej w skali globalnej.

Jeśli przykładowo jest wyjątkowy popyt na konkretne materiały, ich ceny znacznie idą w górę w punktach sprzedaży. Nie zawsze przekłada się to na ich lepszą jakość! Oczywiście kiedy zainteresowanie danym produktem maleje, łatwiej będzie trafić na promocję. Co zatem robić, aby ograniczyć ryzyko wzrostu wydatków na materiały? Poszukiwanie korzystnych ofert w sieci jest skuteczne, ale wymaga trochę więcej czasu. Pamiętaj także, że w tym przypadku do ostatecznej ceny należy doliczyć koszty dostawy, które czasem mogą stanowić naprawdę wysokie kwoty. Jeśli przed Tobą organizacja budżetu budowy, uwzględnij wszystkie tendencje, jakie w danej chwili panują na rynku i uwzględnij co najmniej kilkuprocentowy margines błędu.

3. Niejasne lub wybrakowane zapisy w umowach z kontrahentami

Budżet budowy powinien przewidywać solidne kontrakty na roboty budowlane. W przypadku umowy z wykonawcą jest to niezbędne dla celów dowodowych. Dzięki sformalizowanej współpracy będzie można precyzyjnie wskazać, za jakie aspekty inwestycji odpowiada ekipa budowlana. Być może unikniesz w ten sposób konfliktu, a w efekcie opóźnień w realizacji inwestycji. Pamiętaj, że już samo ryzyko kar umownych może skutecznie zmotywować i zdyscyplinować zatrudnionych fachowców do działania na korzyść inwestora.

Podobnie jest w przypadku tworzenia umów z dostawcami materiałów czy sprzętu. Jednym z ciekawszych rozwiązań, które można zastosować, jest dedykowane oprogramowanie informatyczne do planowania budowy. Dzięki niemu możesz zarządzać relacjami ze swoimi partnerami. Zyskasz jedną przestrzeń, w której zbierzesz wszystkie informacje na temat:

• podwykonawców,
• podpisanych z nimi umów,
• wystawionych przez nich faktur,
• przesłanych maili i dokumentów.

4. Brak uporządkowanej dokumentacji

Kierowanie projektem budowlanym wymaga sprawnego zarządzania dokumentacją na każdym etapie prac. Jeśli o to zadbasz, jako inwestor zaoszczędzisz cenny czas, a to realnie przełoży się na optymalizację kosztów budowy. Nowoczesne rozwiązania IT pozwalają na łatwe i bezpieczne gromadzenie, ale także aktualizowanie i udostępnianie innym zainteresowanym najważniejszych dokumentów dotyczących prac, a także budżetu budowy.

Dzięki temu nie trzeba przeszukiwać biura czy archiwum, aby znaleźć potrzebną instrukcję lub konkretne zaświadczenie.

5. Zaniedbania w zakresie analiz i raportów

Aby tworzenie raportów z poszczególnych etapów pracy miało sens, muszą być one wartościowe, a więc aktualne. Nie zawsze o to łatwo przy dynamicznym trybie pracy w tej branży. Przy gromadzeniu i analizowaniu wiarygodnych danych z pomocą również przychodzi oprogramowanie komputerowe. Dzięki niektórym aplikacjom można nawet na bieżąco śledzić postępy na placu budowy.

Świadomość tego, na jakim etapie znajduje się aktualnie proces inwestycyjny, pozwala podjąć trafne decyzje i uniknąć zbędnych kosztów. Dobra organizacja budżetu budowy wymaga także korzystania z przejrzystych statystyk, szczegółowych sprawozdań czy list kontrolnych. Co ważne, wszystkie te dane można przechowywać w jednym miejscu.

Każda inwestycja budowlana wymaga poważnych nakładów finansowych. Jeśli szukasz sposobu na skoncentrowane zarządzanie poszczególnymi etapami budowy i wyeliminowanie błędów w kluczowych obszarach, wykorzystaj specjalistyczne oprogramowanie dla branży budowlanej. Pomoże Ci dokładnie zaplanować, a później kontrolować finanse. Dzięki temu unikniesz wielu problemów i niepotrzebnych wydatków w trakcie realizacji inwestycji.