3 sposoby, aby skrócić czas realizacji zadań w Twojej firmie deweloperskiej

20 Cze 3 sposoby, aby skrócić czas realizacji zadań w Twojej firmie deweloperskiej

Każda zmarnowana minuta w firmie deweloperskiej to realne straty finansowe. Gdy dokumenty piętrzą się na biurkach, procesy się wydłużają, a umowy krążą bez końca, nawet najbardziej sprawny zespół zwalnia tempo. Jak temu zaradzić? Poznaj trzy sprawdzone metody, dzięki którym przyspieszysz realizację zadań i wyeliminujesz to, co zajmuje najwięcej czasu.

Oprogramowanie dla firm deweloperskich – z czym zmagają się przedsiębiorstwa?

Na biurkach rosną sterty papierów, a pracownicy godzinami ręcznie przepisują dane. Brzmi znajomo? Zaawansowane oprogramowanie dla firm budowlanych mogłoby to wszystko zmienić, ale wiele przedsiębiorstw wciąż działa po staremu.

Branża musi poradzić sobie z ogromem dokumentacji. Przy jednej inwestycji powstają tysiące pism – umowy, specyfikacje techniczne czy materiały finansowe. Każdego dnia zespół poświęca dużo czasu tylko na to, by wprowadzać i przetwarzać te dane.

Nawet przedsiębiorstwa, które zdecydowały się na częściową cyfryzację, często nie widzą spodziewanych efektów. Wszystko przez brak komunikacji między systemami – kadra wciąż musi przenosić te same informacje między różnymi programami, a to jest czasochłonne.

Gdy firmowe narzędzia nie współpracują ze sobą, mnożą się pomyłki. Literówka w umowie, nieaktualne dane czy zagubiony dokument – przez każdy taki błąd firma traci czas i pieniądze. A klienci oczekują szybkiej obsługi i natychmiastowych odpowiedzi. Jak im to zapewnić? Oto kilka rozwiązań!

1. Integracje z systemem finansowym – pierwszy krok do sukcesu

Współczesna firma deweloperska praktycznie nie może działać bez zintegrowanych systemów. Widać to choćby w dziale finansowym – gdy księgowi mogą pracować w jednym programie zamiast w kilku różnych, nie muszą już ręcznie przepisywać danych. Nowoczesne narzędzia same przenoszą informacje między sobą, dzięki czemu pracownicy rzadziej popełniają błędy przy kopiowaniu liczb.

Integracja z programem finansowo-księgowym – jak działa w praktyce?

Spójrzmy na przykład faktury, która trafia do firmy. Po zeskanowaniu dokumentu system automatycznie rozpoznaje kwoty i dane kontrahenta. Wszystkie informacje są od razu weryfikowane z tym, co jest na umowie, a wydatek trafia do odpowiedniego projektu. Jeśli wszystko się zgadza, faktura idzie do akceptacji – najpierw do kierownika projektu, potem do zarządu.

Tak działa integracja z księgowością w małej lub średniej firmie deweloperskiej. Ale co się stanie, gdy trzeba obsłużyć tysiące dokumentów dziennie w kilku miastach jednocześnie?

Case study: 

Klient, jeden z największych deweloperów mieszkaniowych w Polsce, działający na rynku od ponad dwóch dekad:

Firma zatrudnia kilkuset pracowników w czterech dużych miastach. W 2022 roku przekazała klientom niemal 4 tys. mieszkań, a od początku działalności wybudowała niemal 28 tys. lokali.

Przed wdrożeniem każda faktura musiała przejść przez różne poziomy akceptacji – inne dla każdej spółki, inwestycji, etapu budowy i rodzaju kosztów. Do tego dochodziły umowy z klientami i dokumenty wewnętrzne, które wymagały wielu podpisów.

Narzędzie Develogic uporządkowało te procesy według jasnych zasad:

1. system automatycznie przekazuje faktury między odpowiednimi działami, a każdy pracownik wie dokładnie, co ma z nimi zrobić;
2. handlowcy mają wszystko w jednym miejscu – od pierwszej rozmowy z klientem, przez umowę rezerwacyjną i wpłaty kolejnych rat, aż po przekazanie kluczy i późniejszą obsługę;
3. zarząd nie czeka już na zamknięcie miesiąca – widzi na bieżąco postępy sprzedaży w raportach i może szybko reagować na sytuację w każdej inwestycji.

2. Automatyzacja w firmie i elektroniczny obieg dokumentów

Nowoczesne technologie pozwalają uwolnić pracowników od wielu powtarzalnych zadań. 

OCR

Jednym z najskuteczniejszych rozwiązań jest tu OCR (Optical Character Recognition), który zamienia zeskanowany tekst w edytowalne dane. Ta technologia sprawia, że każdy dokument trafiający do firmy może zostać automatycznie przetworzony i wprowadzony do bazy bez przepisywania go ręcznie.

Jak wygląda praca z takim narzędziem? Sam proces jest prosty: wystarczy położyć dokument w skanerze. W ciągu kilku sekund wszystkie informacje – od kwot po numery umów – trafiają do systemu.

Zamiast ręcznie sprawdzać każdą cyfrę, księgowi mogą skupić się na analizie finansowej projektów. Ma to szczególne znaczenie przy dużych inwestycjach, gdzie jedna pomyłka w liczbach może kosztować firmę tysiące złotych. Technologia równie sprawnie radzi sobie z każdym rodzajem dokumentacji: fakturami, umowami czy specyfikacjami technicznymi.

Elektroniczny obieg dokumentów

Po rozpoznaniu treści rozpoczyna się podróż dokumentu przez firmę. Każde pismo wędruje zgodnie z ustaloną ścieżką akceptacji, a pracownicy dostają powiadomienia o czekających zadaniach. Nie trzeba już śledzić terminów czy przypominać o brakujących załącznikach – wszystkim zarządza inteligentny system.

Dzięki temu wnioski nie zalegają na biurkach, a każdy zainteresowany może sprawdzić ich aktualny status.

Obsługa zgłoszeń – jak ją usprawnić?

Jak szybko firma powinna reagować na zgłoszenia mieszkańców? Dzięki automatyzacji można działać bez zwłoki. Gdy tylko lokator zgłosi usterkę, system sam przekaże informację bezpośrednio do odpowiedniego fachowca.

Z kolei kierownicy mają pełen wgląd w sytuację na elektronicznej tablicy, która pokazuje status każdego zgłoszenia. W ten sposób mogą śledzić czas reakcji i postęp napraw, a przy okazji analizować najczęściej występujące problemy. Ta wiedza jest bezcenna – nie tylko pozwala sprawniej usuwać bieżące usterki, ale też zapobiegać podobnym problemom w zarządzaniu firmą.

W jaki sposób na tym zyskasz?

Co zyskuje firma dzięki automatyzacji? Oto najważniejsze korzyści:

• mniej pracy przy dokumentach – pracownicy zyskują czas, które wcześniej pochłaniała papierologia;
• personel nie popełnia tylu błędów – koniec z pomyłkami przy przepisywaniu danych i zagubionymi dokumentami;
• decyzje podejmowane są szybciej – wszystkie sprawy płynnie przechodzą przez kolejne etapy akceptacji
• zadowoleni klienci – mieszkańcy otrzymują błyskawiczną odpowiedź na każde zgłoszenie;
• większa kontrola – w każdej chwili wiadomo, na jakim etapie znajduje się dana sprawa.

3. Generowanie umów – dlaczego warto korzystać z nowoczesnych narzędzi?

Ile trwa przygotowanie i zarządzanie umowami deweloperskimi? W tradycyjnym procesie może to zająć dużo czasu. W końcu każdy taki dokument musi zawierać dokładne informacje o mieszkaniu, warunkach sprzedaży oraz harmonogramie płatności. Przy ręcznym wprowadzaniu danych łatwo o pomyłki, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.

Jak wygląda tradycyjny proces?

Zbieranie danych z różnych źródeł, sprawdzanie aktualności informacji i ręczne przenoszenie ich do umowy to rutynowe zadania, które często zajmują wiele godzin. Co więcej, każdy błąd w numerze mieszkania czy kwocie może skutkować opóźnieniami i dodatkowymi kosztami. Jak można to uprościć?

Rozwiązania automatyzacji

Nowoczesne programy do zarządzania dokumentami, takie jak Develogic, dostarczają rozwiązania, które znacznie przyspieszają ten proces. W ramach planowania i realizacji inwestycji automatyczne generowanie umów pozwala szybko uzupełnić wszystkie niezbędne informacje na podstawie wcześniej wprowadzonych danych. Wystarczy kilka kliknięć, aby stworzyć gotowy dokument.

Dzięki integracji z systemami CRM możesz też automatycznie pobrać dane o klientach oraz statusach transakcji. To oznacza koniec z ręcznym wpisywaniem informacji – wszystko odbywa się szybko i bez błędów. Co więcej, każdy dokument przechodzi weryfikację pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami prawnymi.

Korzyści dla firm deweloperskich

Jakie korzyści daje automatyzacja? Przede wszystkim oszczędzasz czas – umowę, której przygotowanie wcześniej zajmowało kilka godzin, teraz można stworzyć w kilkanaście minut. Dzięki temu, że program sam wpisuje dane, pracownicy nie popełniają błędów, które mogłyby kosztować firmę tysiące złotych i narazić ją na problemy prawne.

Na zmianach zyskują też nabywcy mieszkań. Gdy dokumenty powstają szybciej, klienci nie muszą czekać na finalizację transakcji. Dostają profesjonalne dokumenty od ręki, co znacznie przyspiesza cały proces zakupu.

Automatyzacja procesów w firmie deweloperskiej? Z Develogic to proste

Firmy deweloperskie muszą dziś działać szybko i efektywnie. Nie ma już miejsca na ręczne przepisywanie danych, bieganie z dokumentami między działami czy tworzenie podobnych umów od podstaw kolejny raz z rzędu.

Z Develogic to wszystko działa automatycznie:

• faktury same przechodzą przez OCR do akceptacji;
• dane płynnie przepływają między działami;
• umowy powstają błyskawicznie na podstawie gotowych szablonów.

Firmy zyskują dzięki temu nawet dodatkowy czas, który mogą przeznaczyć na rozwój biznesu zamiast na papierkową robotę.

Chcesz zobaczyć, jak Develogic usprawni pracę w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami – pokażemy Ci, jak w prosty sposób zautomatyzować codzienne procesy.